Boekhouding
Boekhouding
Finance
Jaarrekening opstellen in Nederland
Wat moet er in de jaarrekening in Nederland staan? Lees wie verantwoordelijk is voor het opstellen van een jaarrekening, de eisen op basis van bedrijfsgrootte en de verplichtingen van accountants.
•
16 mins
Intro
De boekhouding is bijgewerkt, het boekjaar is afgelopen en ineens duikt één term overal op: de jaarrekening. Je accountant heeft het erover, de Kamer van Koophandel verwacht een deponering en de Belastingdienst gebruikt de cijfers als basis voor de belastingaangifte. Toch weten veel ondernemers niet precies wat een jaarrekening eigenlijk is, welke onderdelen erin thuishoren en wie er uiteindelijk verantwoordelijk is voor de inhoud.
Dat is opvallend, want de jaarrekening is veel meer dan een administratieve formaliteit. Het document laat zien wat je onderneming bezit, welke schulden er openstaan, hoeveel winst of verlies er is gemaakt en hoe de financiële positie van de onderneming zich heeft ontwikkeld. Banken gebruiken de cijfers om kredietaanvragen te beoordelen, investeerders gebruiken ze om de gezondheid van een bedrijf te analyseren en aandeelhouders gebruiken de jaarrekening om formeel goedkeuring te geven aan de resultaten van het afgelopen jaar. Voor veel dga's is het bovendien het moment waarop ze voor het eerst een volledig beeld krijgen van wat er financieel daadwerkelijk in hun bv is gebeurd.
Wat Is een Jaarrekening en Waarom Is Het Meer Dan Een Verplichte Administratieve Handeling?
De jaarrekening is het officiële financiële verslag van een onderneming over een volledig boekjaar. Voor Nederlandse bv's vormt de jaarrekening een wettelijke verplichting op grond van Boek 2 Titel 9 van het Burgerlijk Wetboek. Het document geeft een overzicht van de financiële positie van de onderneming op balansdatum en laat zien hoe het bedrijf gedurende het jaar heeft gepresteerd.
Een jaarrekening bestaat in de basis uit drie onderdelen. De balans toont welke bezittingen, schulden en eigen vermogensbestanddelen aanwezig zijn op de laatste dag van het boekjaar. De winst- en verliesrekening laat zien welke opbrengsten en kosten gedurende het jaar zijn gerealiseerd. Daarnaast bevat de jaarrekening een toelichting waarin wordt uitgelegd hoe de cijfers tot stand zijn gekomen.
De balans vormt voor veel ondernemers het belangrijkste onderdeel van de jaarrekening, omdat hierin direct zichtbaar wordt hoe gezond een onderneming financieel is. Wil je meer weten over de opbouw van een balans, lees dan onze uitgebreide gids over balans opstellen.
Naast de wettelijke verplichting heeft de jaarrekening ook een belangrijke managementfunctie. Het opstellen ervan dwingt een onderneming om alle financiële gegevens te controleren, activa te waarderen, schulden te bevestigen en de financiële administratie volledig af te sluiten. Daardoor ontstaat een betrouwbaar financieel vertrekpunt voor het nieuwe boekjaar.
Wie Moet Een Jaarrekening Opstellen in Nederland?
Niet iedere ondernemingsvorm in Nederland valt onder dezelfde verslaggevingsregels. De verplichting om een formele jaarrekening op te stellen geldt in de eerste plaats voor rechtspersonen die onder Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek vallen.
De verplichting geldt onder meer voor:
Bv's
Nv's
Coöperaties
Onderlinge waarborgmaatschappijen
Bepaalde stichtingen en verenigingen die commerciële activiteiten verrichten boven wettelijke drempels
Voor eenmanszaken, vof's, cv's en maatschappen gelden andere regels. Deze ondernemingen moeten wel een volledige administratie voeren en financiële gegevens bewaren voor fiscale doeleinden, maar hoeven geen formele jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Dit verschil speelt vaak een belangrijke rol bij de keuze tussen een BV of eenmanszaak. Een eenmanszaak gebruikt de administratie vooral voor de inkomstenbelasting. Een bv heeft daarnaast een zelfstandige verplichting om een jaarrekening op te stellen en te deponeren.
Ook een slapende bv zonder omzet blijft verplicht om jaarlijks een jaarrekening op te stellen en te deponeren. Het ontbreken van activiteiten betekent niet dat de verplichtingen vervallen.
Belangrijk om te begrijpen is dat de wettelijke verantwoordelijkheid altijd bij het bestuur ligt. Een accountant of boekhouder kan ondersteunen, maar uiteindelijk zijn de bestuurders verantwoordelijk voor de juistheid en tijdigheid van de jaarrekening.
Opstellen, Vaststellen en Deponeren: Drie Verschillende Handelingen Met Eigen Deadlines
Een van de grootste misverstanden rondom de jaarrekening is dat veel ondernemers denken dat opstellen, vaststellen en deponeren hetzelfde zijn. Juridisch gezien zijn dit drie afzonderlijke handelingen, ieder met een eigen verantwoordelijke partij en eigen deadline.
Juridische handeling | Wie voert uit? | Betekenis | Deadline |
Opstellen | Bestuur, vaak met hulp van accountant of boekhouder | Jaarrekening wordt voorbereid en afgerond | Binnen 5 maanden na boekjaar einde |
Vaststellen | Algemene Vergadering van Aandeelhouders | Jaarrekening wordt formeel goedgekeurd | Binnen 6 maanden na boekjaar einde |
Deponeren | Bestuur | Jaarrekening wordt ingediend bij de KvK | Binnen 8 werkdagen na vaststelling |
Voor een bv met een kalenderjaar als boekjaar betekent dit doorgaans:
Opstellen vóór 31 mei
Vaststellen vóór 30 juni
Deponeren binnen 8 werkdagen na vaststelling
Daarnaast geldt een absolute uiterste termijn. De jaarrekening moet uiterlijk op 31 december van het daaropvolgende jaar zijn gedeponeerd.
Bij veel dga-bv's zijn bestuurder en aandeelhouder dezelfde persoon. Ook dan blijft de vaststelling een aparte juridische stap die schriftelijk moet worden vastgelegd in een aandeelhoudersbesluit.
Welke Onderdelen Moeten In Een Nederlandse Jaarrekening Staan?
Welke informatie verplicht moet worden opgenomen hangt af van de grootte van de onderneming. De Nederlandse wet maakt onderscheid tussen micro, kleine, middelgrote en grote rechtspersonen.
Onderdeel | Micro | Klein | Middelgroot | Groot |
Verkorte balans | Ja | Ja | Nee | Nee |
Winst- en verliesrekening openbaar | Nee | Nee | Ja | Ja |
Toelichting | Beperkt | Beperkt | Uitgebreid | Uitgebreid |
Bestuursverslag | Nee | Nee | Ja | Ja |
Controleverklaring | Nee | Nee | Ja | Ja |
Samenstellingsverklaring voldoende | Ja | Ja | Nee | Nee |
De indeling wordt bepaald aan de hand van drie criteria:
Categorie | Activa | Omzet | Werknemers |
Micro | €450.000 | €900.000 | 10 |
Klein | €6 miljoen | €12 miljoen | 50 |
Middelgroot | €20 miljoen | €40 miljoen | 250 |
Groot | Boven middelgroot | Boven middelgroot | Boven middelgroot |
De zogenoemde tweejaarsregel is hierbij van toepassing. Een onderneming verandert pas van categorie wanneer zij gedurende twee opeenvolgende jaren aan de betreffende criteria voldoet.
Voor de meeste startups en mkb-bv's betekent dit dat zij binnen de categorie micro of klein vallen en daardoor gebruik kunnen maken van vereenvoudigde verslaggevingsregels.
De Toelichting: Het Meest Onderschatte Onderdeel Van De Jaarrekening
Veel ondernemers kijken direct naar de balans en de winst- en verliesrekening, terwijl juist de toelichting vaak de belangrijkste context bevat.
De toelichting legt uit hoe de cijfers zijn opgesteld en welke uitgangspunten daarbij zijn gehanteerd. Zonder deze informatie kunnen financiële cijfers eenvoudig verkeerd worden geïnterpreteerd.
De toelichting bevat onder andere:
Waarderingsgrondslagen
Resultaatbepalingsgrondslagen
Belangrijke balansspecificaties
Leningen tussen dga en bv
Transacties met verbonden partijen
Aandeelhoudersinformatie
Belangrijke gebeurtenissen na balansdatum
Toegepaste fiscale regelingen
Ook kleine ondernemingen moeten bepaalde toelichtingen opnemen. Vooral de grondslagen zijn essentieel omdat deze uitleggen hoe de cijfers tot stand zijn gekomen.
Wie Stelt De Jaarrekening Op: Bestuur, Boekhouder Of Accountant?
Het belangrijkste uitgangspunt blijft dat de wettelijke verantwoordelijkheid volledig bij het bestuur ligt.
Niet bij de accountant.
Niet bij de boekhouder.
Niet bij de softwareleverancier.
Het bestuur ondertekent de jaarrekening en blijft verantwoordelijk voor de inhoud.
In de praktijk verschilt de betrokkenheid van professionals per bedrijfsgrootte.
Voor micro- en kleine bv's wordt de jaarrekening vaak opgesteld door een boekhouder of AA-accountant op basis van de financiële administratie. Vaak wordt daarbij een samenstellingsverklaring afgegeven.
Een samenstellingsverklaring geeft geen zekerheid over de juistheid van de cijfers. De verklaring bevestigt uitsluitend dat de jaarrekening is samengesteld op basis van de door het management aangeleverde informatie.
Middelgrote ondernemingen hebben vaak een beoordelingsverklaring nodig. Deze geeft beperkte zekerheid over de betrouwbaarheid van de cijfers.
Grote ondernemingen hebben een controleverklaring nodig. Daarbij voert een registeraccountant een volledige wettelijke controle uit.
Twijfel je welke professional je nodig hebt? Bekijk dan onze gids over accountant of boekhouder.
Nederlandse Richtlijnen: Dutch GAAP Of IFRS?
Jaarrekeningen worden in Nederland opgesteld volgens Dutch GAAP of IFRS.
Voor vrijwel alle Nederlandse bv's geldt Dutch GAAP.
Dutch GAAP is gebaseerd op de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ). Deze richtlijnen bevatten verschillende vereenvoudigingen voor kleine ondernemingen.
Micro- en kleine bv's maken vrijwel altijd gebruik van de vereenvoudigde RJ-richtlijnen voor kleine rechtspersonen.
IFRS speelt voornamelijk een rol bij beursgenoteerde ondernemingen en grote internationale groepen. Voor de gemiddelde dga is IFRS doorgaans niet relevant.
De meeste Nederlandse boekhoudpakketten genereren standaard rapportages die aansluiten op Dutch GAAP. Toch blijft het bestuur verantwoordelijk voor de juiste toepassing van waarderingsregels en grondslagen.
Jaarrekening En VPB-Aangifte Zijn Niet Hetzelfde
Veel startende ondernemers denken dat de vennootschapsbelasting automatisch geregeld is zodra de jaarrekening klaar is.
Dat is niet zo.
De jaarrekening en de VPB-aangifte zijn twee verschillende documenten met verschillende doelen.
De jaarrekening wordt opgesteld volgens verslaggevingsregels en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.
De VPB-aangifte wordt opgesteld volgens fiscale wetgeving en ingediend bij de Belastingdienst.
De jaarrekening vormt wel de basis voor de belastingaangifte. Vervolgens worden fiscale correcties toegepast, zoals:
Niet-aftrekbare kosten
Fiscale afschrijvingen
Correcties op dga-loon
Investeringsaftrek
Innovatiebox-correcties
Daardoor wijkt de fiscale winst vaak af van de commerciële winst.
Wil je weten welke belastingen uiteindelijk verschuldigd zijn? Lees dan onze uitleg over hoeveel belasting betaal je.
Wat Gebeurt Er Als Je Te Laat Deponeert?
Te laat deponeren wordt vaak gezien als een administratieve fout. Juridisch gezien zijn de gevolgen aanzienlijk groter.
Allereerst kunnen boetes worden opgelegd door de Kamer van Koophandel.
Daarnaast ontstaat een veel groter risico wanneer de onderneming failliet gaat.
Wanneer een bv failliet wordt verklaard en de jaarrekening in een van de drie voorafgaande jaren te laat is gedeponeerd, ontstaat volgens de wet een vermoeden van onbehoorlijk bestuur.
De bewijslast verschuift dan naar de bestuurder. Die moet aantonen dat de te late deponering geen rol heeft gespeeld bij het faillissement.
Lukt dat niet, dan kan de bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor het volledige tekort in de failliete boedel.
Dat is een van de belangrijkste uitzonderingen op de aansprakelijkheidsbescherming van de bv. Dga's die actief nadenken over onderwerpen zoals dga salaris versus dividend doen er goed aan te beseffen dat die bescherming alleen werkt wanneer ook aan de wettelijke administratie- en publicatieplicht wordt voldaan.
Stappenplan: Jaarrekening Opstellen Voor Je Bv
Stap 1: Sluit de administratie af
Controleer of alle facturen, banktransacties, reserveringen en correcties zijn verwerkt.
Stap 2: Verwerk eindejaarscorrecties
Boek afschrijvingen, voorzieningen en overlopende posten.
Stap 3: Controleer salarisadministratie
Controleer het dga-loon en voer eventuele WKR-correcties uit.
Stap 4: Stel conceptcijfers op
Maak een proefbalans en stel de conceptjaarrekening samen.
Stap 5: Controleer verslaggevingsregels
Controleer of de cijfers voldoen aan de RJ-richtlijnen die voor jouw onderneming gelden.
Stap 6: Schrijf de toelichting
Neem alle verplichte toelichtingen op.
Stap 7: Laat de cijfers beoordelen
Schakel indien nodig een boekhouder, AA-accountant of RA-accountant in.
Stap 8: Laat de aandeelhouders vaststellen
Organiseer een aandeelhoudersvergadering of stel een schriftelijk besluit op.
Stap 9: Deponeer bij de KvK
Dien de jaarrekening elektronisch in.
Stap 10: Gebruik de cijfers voor de VPB-aangifte
Lever de vastgestelde jaarrekening aan voor de aangifte vennootschapsbelasting.
Vergeet daarnaast niet je andere periodieke verplichtingen, zoals btw aangifte indienen.
Laat Administratie Geen Rem Op Groei Zijn
Het opstellen van een jaarrekening lijkt eenvoudig totdat deadlines, fiscale correcties en publicatieverplichtingen samenkomen. Als bestuurder blijf je verantwoordelijk, ook wanneer een accountant of boekhouder de cijfers opstelt.
Bij Neno combineren we slimme automatisering met gecertificeerde accountants die Nederlandse bv's actief begeleiden. Vanaf het moment dat je een bv oprichten traject start, zorgen wij ervoor dat je administratie continu bijgewerkt blijft, je cijfers altijd actueel zijn en belangrijke deadlines niet worden gemist.
Met onze geïntegreerde oplossing voor boekhouding en salarisadministratie worden btw-aangiften, loonadministratie, jaarrekeningen en fiscale verplichtingen centraal beheerd. Zo weet je altijd waar je onderneming financieel staat en kun jij je richten op groei in plaats van compliance.
Klaar om je administratie slimmer in te richten? plan een gesprek
Veelgestelde Vragen
Wie is juridisch verantwoordelijk voor de jaarrekening?
Het bestuur van de bv is altijd juridisch verantwoordelijk voor de juistheid en tijdigheid van de jaarrekening.
Wat is de uiterste deadline voor deponering?
De absolute uiterste deadline is 31 december van het jaar volgend op het boekjaar.
Wat is het verschil tussen opstellen, vaststellen en deponeren?
Opstellen is het maken van de jaarrekening, vaststellen is de formele goedkeuring door aandeelhouders en deponeren is het indienen bij de KvK.
Heeft een micro-bv een accountant nodig?
Nee, vaak volstaat een boekhouder of administratiekantoor.
Wat is een samenstellingsverklaring?
Een verklaring waarin wordt bevestigd dat de jaarrekening is samengesteld op basis van door het management aangeleverde informatie.
Is de jaarrekening hetzelfde als de VPB-aangifte?
Nee. De jaarrekening is een financieel verslag. De VPB-aangifte is een belastingaangifte.
Moet een slapende bv ook een jaarrekening indienen?
Ja. Ook zonder omzet blijft de verplichting bestaan.
Wat is een bestuursverslag?
Een verslag van het bestuur over de ontwikkeling, resultaten en financiële positie van de onderneming. Dit is verplicht voor middelgrote en grote rechtspersonen.
Written by
Nick Knuppe
CEO en oprichter
