BV oprichten
Boekhouding
Perioden vs. kasstelsel in een Nederlandse BV: welke methode is van toepassing en waarom?
Kan een Nederlandse BV kasstelsel-boekhouding gebruiken? Bekijk de vier verschillende systemen, de echte btw-kasstelselregels, en waarom vpb en bedrijfswinst van elkaar verschillen.
•
15 min.
Intro
Veel uitleg over dit onderwerp doet alsof een ondernemer simpelweg kiest tussen boeken op factuurdatum en boeken op betaaldatum. Voor een Nederlandse bv werkt het anders. De bv heeft tegelijk te maken met vier afzonderlijke administratieve systemen, ieder met eigen regels voor het moment waarop omzet, kosten en belasting worden verwerkt.
Slechts één van die vier systemen kent iets wat op een echte keuze voor verwerking op kasbasis lijkt. Zelfs die mogelijkheid geldt voor een veel kleinere groep ondernemingen dan veel oprichters denken.
In dit artikel leest u wat elk systeem precies vereist, waar het BTW-kasstelsel werkelijk bestaat, waarom commerciële winst en fiscale winst in hetzelfde jaar terecht van elkaar kunnen verschillen en welke balansposten ontstaan door het baten-lastenstelsel.
De factuur die in het verkeerde jaar lijkt te vallen
Stel dat een Nederlandse bv in december een factuur van € 18.000 verstuurt en de klant pas in januari betaalt. De vraag is eenvoudig: in welk jaar hoort de omzet thuis? Toch hangt het antwoord af van het systeem waarover u het hebt.
Voor de commerciële jaarrekening behoort de omzet in beginsel tot december. Voor de VPB-aangifte valt de opbrengst doorgaans eveneens in december, op basis van goed koopmansgebruik. Voor de BTW-aangifte kan januari soms het juiste tijdvak zijn, maar alleen wanneer de onderneming het kasstelsel mag toepassen.
Drie vragen die vrijwel hetzelfde klinken, kunnen dus verschillende antwoorden opleveren. De verwarring ontstaat doordat veel boekhoudkundige uitleg het factuurstelsel en kasstelsel als één binaire keuze behandelt. Een bv opereert in werkelijkheid binnen vier systemen.
Systeem | Nederlandse term | Waarvoor bepalend? | Factuur- of kasbasis? | Keuze mogelijk? |
|---|---|---|---|---|
Commerciële administratie | Bedrijfseconomische boekhouding en jaarrekening | Jaarrekening voor aandeelhouders en deponering bij de KvK | Baten-lastenstelsel | Nee, baten en lasten worden aan het juiste boekjaar toegerekend |
Fiscale winstberekening | Fiscale winstbepaling | VPB-aangifte, en bij natuurlijke personen de IB-winst | In hoofdzaak toerekening volgens goed koopmansgebruik | Niet als algemene keuze voor een bv |
BTW-administratie | BTW-aangifte | Tijdstip waarop verschuldigde en aftrekbare BTW wordt verwerkt | Factuurstelsel als hoofdregel, kasstelsel voor specifieke ondernemers | Beperkt; bepaalde ondernemers moeten of mogen het kasstelsel toepassen en kunnen ervan afzien |
Kasstroomoverzicht | Kasstroomoverzicht | Aanvullend inzicht in geldstromen | Kasstromen | Geen alternatief voor de jaarrekening |
Belangrijkste conclusie: een Nederlandse bv kan voor haar commerciële jaarrekening of VPB-aangifte niet vrij kiezen voor boekhouden op kasbasis. De verwerking volgt regels voor toerekening aan het juiste jaar. Een werkelijk kasmoment bestaat vooral binnen de BTW-aangifte, en ook daar slechts onder specifieke voorwaarden.
Debiteuren, crediteuren en overlopende posten verschijnen op de balans doordat opbrengsten en kosten niet simpelweg de bankmutaties volgen. In onze uitleg over het opstellen van een balans ziet u hoe die structuur in de praktijk wordt opgebouwd.
Wat schrijft de wet voor bij een bv?
Voor de commerciële jaarrekening staat het toerekeningsbeginsel centraal. Artikel 2:362 lid 5 BW bepaalt dat baten en lasten worden toegerekend aan het boekjaar waarop zij betrekking hebben. Het moment waarop het geld daadwerkelijk binnenkomt of wordt betaald, is daarvoor niet beslissend.
Dat is het baten-lastenstelsel. Een omzetpost hoort in het jaar waarin de prestatie is geleverd, terwijl een kostenpost thuishoort in de periode waarin de onderneming de bijbehorende prestatie heeft ontvangen. Voor een bv is dat geen administratieve voorkeur die ieder jaar opnieuw kan worden ingesteld.
Goed koopmansgebruik vormt de fiscale tegenhanger. De fiscale winst voor de VPB wordt bepaald volgens dit open beginsel, dat in wetgeving en rechtspraak is ontwikkeld. Ook hier staat de juiste toerekening van opbrengsten en kosten centraal, maar de fiscale uitwerking hoeft niet op elk onderdeel gelijk te zijn aan de commerciële verwerking.
Verschillen ontstaan bijvoorbeeld bij:
de maximale fiscale afschrijving op bedrijfsmiddelen;
de waardering van voorraden en onderhanden werk;
de voorwaarden voor fiscale voorzieningen;
afwaarderingen van oninbare vorderingen;
opbrengstneming bij meerjarige opdrachten;
fiscale faciliteiten zoals investeringsaftrek of willekeurige afschrijving, als een specifieke regeling van toepassing is.
Dit zijn geen keuzes tussen een kasstelsel en factuurstelsel. Het zijn afzonderlijke commerciële en fiscale waarderingsregels binnen een systeem dat resultaten aan perioden toerekent.
Waarom een eenmanszaak niet hetzelfde uitgangspunt geeft
Het onderscheid tussen een bv en een eenmanszaak verdient aandacht. Een ondernemer voor de IB bepaalt zijn winst eveneens volgens goed koopmansgebruik, maar heeft geen bv-jaarrekening op basis van Titel 9 van Boek 2 BW. De commerciële verslaggevingslaag is daardoor anders.
Dat betekent niet dat een eenmanszaak zonder meer alle inkomsten en uitgaven uitsluitend bij betaling mag boeken. Ook voor de fiscale winst van een IB-ondernemer blijven goed koopmansgebruik, jaarafgrenzing en balansposten relevant. Een vereenvoudigde administratie is niet automatisch hetzelfde als fiscaal winst bepalen op kasbasis.
Voor iemand die zijn eenmanszaak omzet in een bv heeft dit een praktisch gevolg. Een simpele administratie die vooral bankmutaties volgde, kan niet zonder controle worden voortgezet. Vanaf de start van de bv moeten omzet en kosten correct worden toegerekend en moeten aan het einde van het boekjaar onder meer debiteuren, crediteuren en overlopende posten worden verwerkt.
Wie nog vóór de oprichting staat, doet er goed aan de bredere verschillen tussen een bv en een eenmanszaak mee te nemen in de keuze voor een rechtsvorm.
Waar bestaat verwerking op kasbasis werkelijk?
De meeste ondernemers die naar boekhouden op kasbasis vragen, bedoelen eigenlijk de BTW. Daar bestaat het kasstelsel wel degelijk. Het geldt alleen niet voor iedere bv met een lage omzet of lange betaaltermijnen.
De Belastingdienst noemt specifieke ondernemers voor wie het kasstelsel geldt. Hieronder vallen onder meer winkeliers, marktkooplieden, kappers, schoenmakers voor reparaties, glazenwassers, wasserijen, fietsenmakers, schoonheidsverzorgingsbedrijven, behangers, stoffeerders, horecabedrijven en autorijscholen. Ook een advocaat die zijn praktijk alleen uitoefent, staat in de officiële opsomming.
Daarnaast geldt het stelsel voor ondernemers die voor meer dan 90% van hun omzet goederen of diensten leveren vanuit een inrichting die bestemd is voor leveringen aan particulieren. Een ondernemer die niet tot deze groep behoort, maar al langer dan één kalenderjaar voor ten minste 80% aan particulieren levert, kan bij het belastingkantoor verzoeken het kasstelsel te mogen toepassen. De omzetverhouding moet aantoonbaar zijn.
Dat onderscheid ontbreekt vaak in algemene uitleg. De 90%-regel en de mogelijkheid om bij 80% een verzoek te doen zijn niet hetzelfde. Een B2B-consultancy, marketingbureau of doorsnee diensten-bv die hoofdzakelijk andere ondernemingen factureert, kan niet voor het kasstelsel kiezen omdat klanten gemiddeld zestig dagen te laat betalen.
Hoe het kasstelsel werkt voor uitgaande BTW
Bij het gewone factuurstelsel bepaalt in beginsel de factuurdatum in welk BTW-tijdvak de verschuldigde BTW wordt aangegeven. De betaling door de klant kan later plaatsvinden. De onderneming financiert de BTW dan tijdelijk voor wanneer de factuur nog openstaat.
Bij het kasstelsel wordt de uitgaande BTW verwerkt wanneer de vergoeding daadwerkelijk op de bankrekening wordt bijgeschreven of in de kas wordt ontvangen. Een kapsalon die in maart € 6.050 inclusief 21% BTW aan kaart- en kasbetalingen ontvangt, verwerkt voor maart € 1.050 aan verschuldigde BTW. De ontvangen omzet exclusief BTW bedraagt dan € 5.000.
Ontvangt de salon een deel pas in april, dan valt de BTW over dat deel in april. Dat sluit aan bij de kas- en bankadministratie waarop het stelsel is gebaseerd.
Voorbelasting volgt niet het betaalmoment
Op de inkoopzijde werkt het anders. De BTW die een onderneming als voorbelasting aftrekt, wordt in beginsel verwerkt op basis van de ontvangen factuur. De factuurdatum bepaalt het aangiftetijdvak, mits de factuur is ontvangen en aan de voorwaarden voor aftrek is voldaan.
Een restaurant dat het kasstelsel voor zijn ontvangsten gebruikt, krijgt op 28 maart een leveranciersfactuur van € 2.420 inclusief € 420 BTW. Het restaurant betaalt deze factuur op 15 april. De € 420 voorbelasting hoort in beginsel bij maart of het eerste kwartaal, niet bij april, omdat de ontvangen factuur het aftrekmoment bepaalt.
Blijft een inkoopfactuur uiteindelijk onbetaald, dan gelden correctieregels. Uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum moet eerder afgetrokken voorbelasting worden terugbetaald als de factuur nog niet is voldaan, tenzij al eerder vaststaat dat niet zal worden betaald.
Let op: het kasstelsel verandert het moment waarop uitgaande BTW verschuldigd wordt. Het verandert niet de hoofdregel voor aftrek van BTW op ontvangen inkoopfacturen. Ondernemers voor wie het kasstelsel verplicht geldt, kunnen ervan afzien als dit duidelijk uit hun administratie blijkt. Andersom kan een gewone B2B-bv niet zonder kwalificatie of toestemming overstappen op het kasstelsel.
Een kasstelselondernemer die de BTW nog niet heeft afgedragen omdat een klant niet betaalde, kan voor diezelfde vordering ook geen BTW wegens oninbaarheid terugvragen. Er is immers nog geen BTW afgedragen. Voor de aangiftetermijnen zelf leest u in wanneer ondernemers BTW-aangifte moeten doen welk ritme voor uw onderneming geldt.
Waarom commerciële en fiscale winst kunnen verschillen
Een Nederlandse bv kan voor hetzelfde boekjaar een commerciële winst en een fiscale winst tonen die niet gelijk zijn. Dat is niet automatisch een fout. Het kan het gevolg zijn van verschillen tussen de regels voor de jaarrekening en de fiscale winstberekening.
Het oorspronkelijke rekenvoorbeeld met een fiscale afschrijving in drie jaar zou voor een normaal bedrijfsmiddel onjuist zijn. De fiscale afschrijving bedraagt in beginsel maximaal 20% van de oorspronkelijke aanschafkosten per jaar. Daardoor kunt u een machine van € 120.000 zonder toepasselijke bijzondere regeling niet simpelweg in drie jaar fiscaal afschrijven.
Een correct voorbeeld vraagt dus om andere uitgangspunten. Stel dat een bv op 1 januari een machine koopt voor € 120.000. De commerciële gebruiksduur wordt op acht jaar geschat, zonder restwaarde. Commercieel bedraagt de lineaire afschrijving dan € 15.000 per jaar.
Fiscaal is op basis van de verwachte economische levensduur een gebruiksduur van vijf jaar verdedigbaar, eveneens zonder restwaarde. De jaarlijkse fiscale afschrijving bedraagt dan € 24.000. Dat is precies 20% van de aanschafkosten en blijft daarmee binnen de fiscale bovengrens.
Volledige berekening in jaar één
Stel dat de winst vóór afschrijving en belasting € 200.000 bedraagt.
Commerciële afschrijving: € 120.000 ÷ 8 jaar = € 15.000
Commerciële winst vóór belasting: € 200.000 - € 15.000 = € 185.000
Fiscale afschrijving: € 120.000 ÷ 5 jaar = € 24.000
Fiscale winst: € 200.000 - € 24.000 = € 176.000
Tijdelijk verschil in boekwaarde: € 24.000 - € 15.000 = € 9.000
Bij het VPB-tarief van 19% over een belastbaar bedrag tot € 200.000 bedraagt de actuele VPB over € 176.000 € 33.440, vóór eventuele andere correcties. Het tijdelijke verschil van € 9.000 kan, afhankelijk van de verslaggevingsgrondslag en waarderingsregels van de jaarrekening, leiden tot een latente belastingverplichting van € 1.710.
Die latentie weerspiegelt belasting die niet definitief verdwijnt, maar naar latere jaren verschuift. Na vijf jaar is de machine fiscaal volledig afgeschreven. Commercieel loopt de afschrijving nog drie jaar door. In die latere jaren is de fiscale winst juist hoger dan de commerciële winst en loopt het tijdelijke verschil weer terug.
Het verschil is niet altijd toegestaan
Een managementdashboard mag intern een andere afschrijvingsperiode gebruiken om de economische werkelijkheid te volgen. Voor de statutaire jaarrekening en de VPB-aangifte moeten de gekozen termijnen echter onderbouwd zijn. Een kortere fiscale levensduur is geen vrije knop om de belastingdruk naar voren te halen.
De onderneming moet de vermoedelijke gebruiksduur en restwaarde aannemelijk kunnen maken. Voor goodwill, gebouwen en bepaalde bijzondere regelingen gelden bovendien andere maxima en voorwaarden. Willekeurige afschrijving kan alleen als een specifieke wettelijke faciliteit van toepassing is.
Boekhoudsoftware kan commerciële en fiscale waarden naast elkaar registreren, maar software bepaalt niet of de uitgangspunten juist zijn. De onderbouwing blijft de verantwoordelijkheid van de onderneming en haar adviseur.
Afschrijving is bovendien slechts één bron van tijdelijke verschillen. Voorzieningen voor dubieuze debiteuren, waardering van onderhanden werk, fiscale beperkingen op kosten en herwaarderingen kunnen eveneens tot verschillen leiden. De fiscale winst vormt uiteindelijk de basis voor de VPB-aangifte. In wat de Belastingdienst bij uw eerste VPB-aangifte verwacht leest u hoe die winst in de aangifte terechtkomt.
Hoe ziet het baten-lastenstelsel er in de praktijk uit?
Aan het einde van ieder boekjaar beoordeelt de boekhouder alle transacties die over twee kalenderjaren lopen. De kernvraag is niet wanneer het geld op de bankrekening verscheen, maar op welk boekjaar de opbrengst of kosten betrekking hebben.
Dit leidt tot overlopende posten. Een zuivere kasadministratie zou deze posten niet tonen, terwijl ze noodzakelijk zijn om het resultaat van een bv correct te bepalen.
1. Vooruitbetaalde kosten
Stel dat een bv op 1 oktober € 12.000 betaalt voor een verzekering van twaalf maanden. Slechts drie maanden, of € 3.000, horen bij het lopende kalenderjaar. De resterende € 9.000 staat op 31 december als vooruitbetaalde kosten op de balans en wordt in het volgende jaar als kosten verwerkt.
Zou de onderneming uitsluitend de bankmutatie volgen, dan zouden de kosten in het eerste jaar € 9.000 te hoog zijn en in het volgende jaar € 9.000 te laag.
2. Nog te betalen kosten
Een energiebedrijf stuurt in januari een eindafrekening van € 4.840 inclusief € 840 BTW voor verbruik in november en december. De kosten exclusief BTW van € 4.000 hebben betrekking op het oude boekjaar en moeten daar als kosten en nog te betalen bedrag worden opgenomen, ook al komen factuur en betaling later.
Het BTW-moment volgt zijn eigen regels. Dat illustreert precies waarom jaarrekening, fiscale winst en BTW-administratie niet als één systeem mogen worden behandeld.
3. Nog te factureren omzet
Een consultancy-bv rondt op 20 december een opdracht af ter waarde van € 25.000, maar verstuurt de factuur op 8 januari. Omdat de prestatie in december is geleverd, hoort de omzet in beginsel in het oude boekjaar thuis. Op de balans verschijnt nog te factureren omzet.
Wanneer in januari wordt gefactureerd, wordt de balanspost afgeboekt tegen de debiteur. De omzet wordt niet opnieuw geboekt, want die is al aan het juiste jaar toegerekend.
4. Vooruit ontvangen omzet
Een SaaS-bv ontvangt op 1 oktober € 24.000 voor een abonnement van twaalf maanden. Bij een gelijkmatige dienstverlening is in het lopende jaar slechts drie twaalfde, of € 6.000, verdiend. De overige € 18.000 staat op 31 december als vooruit ontvangen omzet, een verplichting om in het volgende jaar nog diensten te leveren.
De bankrekening toont € 24.000 extra geld, maar de winst stijgt dat jaar slechts met € 6.000. Liquiditeit en winst zijn dus twee verschillende grootheden.
Balanspost | Wat is er gebeurd? | Effect op het huidige jaar |
|---|---|---|
Vooruitbetaalde kosten | Geld betaald voor een toekomstige periode | Nog niet volledig als kosten opnemen |
Nog te betalen kosten | Kosten gemaakt, factuur of betaling volgt later | Kosten nu opnemen en schuld boeken |
Nog te factureren omzet | Prestatie geleverd, factuur volgt later | Omzet nu opnemen en vordering boeken |
Vooruit ontvangen omzet | Geld ontvangen, prestatie volgt later | Nog niet volledig als omzet opnemen |
Deze posten zijn geen administratieve details onderaan een balans. Ze zorgen ervoor dat de jaarrekening laat zien wat de bv werkelijk heeft verdiend en verbruikt. Als ze ontbreken, kan zowel de winst als de financiële positie materieel verkeerd worden weergegeven.
Een goede maand- of kwartaalafsluiting voorkomt dat de volledige reconstructie pas in december plaatsvindt. In het verschil tussen een accountant en boekhouder leest u welke werkzaamheden doorgaans bij iedere rol horen.
Moet een kleine bv een kasstroomoverzicht opstellen?
Een kasstroomoverzicht is iets anders dan boekhouden volgens het kasstelsel. Het overzicht verklaart hoe geldmiddelen gedurende een periode zijn veranderd, bijvoorbeeld door operationele activiteiten, investeringen en financiering.
Het is een aanvulling op de balans en winst-en-verliesrekening. Het vervangt het baten-lastenstelsel niet en verandert niets aan het moment waarop omzet en kosten worden verwerkt.
Voor kleine en micro-bv's is een kasstroomoverzicht volgens de gebruikelijke Nederlandse verslaggevingsregels doorgaans niet verplicht. Middelgrote en grote rechtspersonen nemen het normaal gesproken wel in de jaarrekening op. De exacte verslaggevingsplicht hangt af van de omvangscategorie, de gebruikte grondslagen en eventuele groepsvrijstellingen.
Ook zonder formele verplichting kan een liquiditeitsprognose of intern kasstroomoverzicht nuttig zijn. Een winstgevende bv kan immers betalingsproblemen krijgen wanneer klanten laat betalen, voorraden groeien of grote investeringen direct worden afgerekend.
De begrippen mogen alleen niet door elkaar worden gehaald:
de jaarrekening bepaalt winst op basis van baten en lasten;
de VPB-aangifte bepaalt fiscale winst volgens fiscale regels;
de BTW-aangifte volgt het factuurstelsel of, als de onderneming kwalificeert, het kasstelsel;
het kasstroomoverzicht verklaart daadwerkelijke geldstromen.
Laat de jaarrekening, VPB en BTW op elkaar aansluiten
Voor een Nederlandse bv is boekhouden op kasbasis geen algemeen alternatief voor het baten-lastenstelsel. De jaarrekening en fiscale winstberekening vragen om een correcte periodeafgrenzing. Alleen binnen de BTW bestaat een werkelijk kasstelsel, en de toegang daartoe wordt bepaald door het type onderneming, het klantenbestand en in sommige gevallen toestemming van de Belastingdienst.
De grootste risico's ontstaan wanneer één boekhoudregel zonder onderscheid op alle vier systemen wordt toegepast. Dan valt decemberomzet in januari, worden vooruitbetalingen direct volledig als winst geboekt of wordt de BTW op het verkeerde moment aangegeven.
Wilt u dat overlopende posten, commerciële en fiscale waarden en BTW-tijdvakken gedurende het jaar op elkaar blijven aansluiten? Plan dan een demonstratie van Neno. We laten zien hoe de administratie voor uw specifieke bv wordt ingericht, zodat de jaarafsluiting geen jaarlijkse reconstructie wordt.
Veelgestelde vragen
Kan een Nederlandse bv boekhouden op kasbasis?
Niet voor de commerciële jaarrekening of als algemene methode voor de VPB-winst. De bv moet opbrengsten en kosten toerekenen aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Alleen voor de BTW bestaat onder specifieke voorwaarden een kasstelsel.
Wat is het baten-lastenstelsel?
Het baten-lastenstelsel verwerkt opbrengsten en kosten in de periode waarop ze betrekking hebben, ongeacht het betaalmoment. Voor de commerciële jaarrekening van een bv volgt dit uit het wettelijke toerekeningsbeginsel van artikel 2:362 lid 5 BW.
Wat is goed koopmansgebruik?
Goed koopmansgebruik is het fiscale beginsel voor het bepalen van jaarwinst. Het is ontwikkeld in wetgeving en rechtspraak en bevat regels voor onder meer realisatie, voorzichtigheid en toerekening. De uitkomst kan tijdelijk afwijken van de commerciële winst.
Is er voor een bv een keuze voor het kasstelsel?
Alleen binnen de BTW, wanneer de onderneming tot een aangewezen beroepsgroep behoort of aan de voorwaarden voor toepassing voldoet. Het kasstelsel geldt niet als alternatief voor de commerciële jaarrekening of VPB-aangifte.
Hoe werkt het BTW-kasstelsel?
De onderneming geeft uitgaande BTW aan wanneer de vergoeding daadwerkelijk op de bankrekening of in de kas wordt ontvangen. Voorbelasting op inkopen volgt in beginsel de ontvangen factuur en de factuurdatum, niet de betaaldatum.
Wie komt voor het BTW-kasstelsel in aanmerking?
Onder meer winkeliers, marktkooplieden, kappers, horecabedrijven en andere officieel genoemde beroepsgroepen. Ook bepaalde ondernemers die meer dan 90% vanuit een consumenteninrichting leveren vallen eronder. Andere ondernemers die langer dan één jaar ten minste 80% aan particulieren leveren, kunnen een verzoek indienen.
Waarom wijkt de fiscale winst af van mijn managementrapportage?
Commerciële en fiscale regels kunnen verschillen bij afschrijving, voorzieningen en waardering. Daardoor kunnen tijdelijke verschillen ontstaan die in latere jaren teruglopen. Een afwijking moet wel herleidbaar en onderbouwd zijn.
Wat zijn overlopende posten?
Dit zijn balansposten waarmee opbrengsten en kosten aan het juiste boekjaar worden toegerekend. Voorbeelden zijn vooruitbetaalde kosten, nog te betalen kosten, nog te factureren omzet en vooruit ontvangen omzet.
Wat is een latente belastingverplichting?
Dit is een toekomstige belastingdruk die in de commerciële jaarrekening kan ontstaan door een tijdelijk verschil tussen de commerciële en fiscale boekwaarde. De latentie loopt terug wanneer dat verschil in latere jaren wordt omgekeerd.
Heeft iedere bv een kasstroomoverzicht nodig?
Nee. Kleine en micro-bv's zijn doorgaans niet verplicht een kasstroomoverzicht op te nemen. Voor middelgrote en grote rechtspersonen is het normaal gesproken wel onderdeel van de jaarrekening. Het blijft altijd een aanvulling en geen vervanging van de balans en winst-en-verliesrekening.
Written by
Nick Knuppe
CEO en oprichter
