De 1.225-urenregeling in Nederland: hoe freelancers bewijzen dat ze een echt bedrijf zijn

Het urencriterium is bedoeld om fiscale ondernemersfaciliteiten te richten op mensen die voldoende tijd aan hun onderneming besteden. De grens is 1.225 uur per kalenderjaar, gemiddeld ongeveer 23,6 uur per week. Maar het urencriterium bepaalt niet zelfstandig of iemand ondernemer is. De Belastingdienst beoordeelt eerst aan de hand van alle feiten of sprake is van winst uit onderneming. Pas daarna komt de vraag aan de orde of aan het urencriterium is voldaan.

Het criterium geldt voor ondernemers voor de inkomstenbelasting, bijvoorbeeld bij een eenmanszaak en voor vennoten in een vof of maatschap die fiscaal als ondernemer kwalificeren. Een dga die uitsluitend via een bv werkt, is voor die werkzaamheden geen IB-ondernemer. De zelfstandigenaftrek en startersaftrek zijn dan niet van toepassing.

De timing is in 2026 relevant. De zelfstandigenaftrek bedraagt € 1.200, tegenover € 2.470 in 2025. Volgens het Belastingplan 2027 zou de aftrek in 2027 dalen naar € 900. Ook is voorgesteld de startersaftrek te verlagen van € 2.123 naar € 10 in 2027 en vanaf 2028 af te schaffen. Op het moment van schrijven zijn dit voorstellen die nog door de Tweede en Eerste Kamer moeten worden goedgekeurd. Voor 2026 gelden de huidige bedragen ongewijzigd.

Belangrijkste punt: Het urencriterium kan in 2026 voor een starter toegang geven tot € 3.323 aan aftrekposten, maar het uiteindelijke belastingvoordeel verschilt per situatie. Veel zzp’ers registreren alleen declarabele uren en missen daardoor bewijs voor werkzaamheden die wel degelijk meetellen, zoals administratie, acquisitie en vakgerichte voorbereiding.

Wilt u weten hoe de aftrek zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld? De zelfstandigenaftrek in Nederland behandelt die ontwikkeling uitgebreid.

Twee voorwaarden, niet één

Veel uitleg over het urencriterium noemt alleen de grens van 1.225 uur. Juridisch zijn er twee voorwaarden: de absolute urengrens en, in bepaalde situaties, de eis dat u meer tijd aan uw onderneming besteedt dan aan andere werkzaamheden. De uitzondering voor starters bepaalt of die tweede voorwaarde geldt.

De eerste voorwaarde is dat u in het kalenderjaar minimaal 1.225 uur besteedt aan uw onderneming of ondernemingen. Deze grens wordt niet naar rato verlaagd wanneer u halverwege het jaar start. Wie zich in oktober inschrijft, moet dus nog steeds binnen dat kalenderjaar 1.225 ondernemingsuren aannemelijk maken. De inschrijving bij de KvK is daarbij niet op zichzelf beslissend: het gaat om de periode waarin de ondernemingsactiviteiten fiscaal daadwerkelijk zijn begonnen.

Hebt u meerdere ondernemingen voor de inkomstenbelasting, dan worden de kwalificerende uren in beginsel bij elkaar opgeteld. Niet iedere activiteit met omzet is echter automatisch een onderneming. Uren die horen bij loon uit dienstbetrekking of resultaat uit overige werkzaamheden tellen niet als ondernemingsuren. Bij samenwerkingsverbanden met verbonden personen gelden bovendien bijzondere uitsluitingen voor bepaalde ondersteunende werkzaamheden. De juridische kwalificatie van de activiteit moet daarom vooraf kloppen.

De tweede voorwaarde is dat u meer tijd aan uw onderneming besteedt dan aan andere werkzaamheden, bijvoorbeeld werk in loondienst. Dit wordt vaak de grotendeels- of 50%-eis genoemd. Het gaat niet uitsluitend om betaald dienstverband en de regel is niet beperkt tot mensen die ‘langer dan vijf jaar’ ondernemen. De wettelijke vergelijking ziet op de tijd voor de onderneming tegenover de tijd voor andere werkzaamheden.

De startersexceptie is precies geformuleerd. De grotendeels-eis geldt niet wanneer u in een of meer van de vijf voorafgaande kalenderjaren geen ondernemer was. U moet nog steeds minimaal 1.225 uur halen. Deze uitzondering staat los van de vraag of u de startersaftrek in het betreffende jaar daadwerkelijk claimt. Voor de startersaftrek zelf gelden aanvullende voorwaarden en deze kan maximaal drie keer worden toegepast binnen de relevante vijfjaarsperiode.

Dat onderscheid voorkomt een veelgemaakte fout. Iemand kan voor de tijdvergelijking nog onder de startersexceptie vallen, maar de startersaftrek al drie keer hebben gebruikt. Andersom geeft een eerste inschrijving bij de KvK niet automatisch recht op de fiscale startersregelingen wanneer de persoon in eerdere jaren al ondernemer voor de inkomstenbelasting was. De aangiften van de vijf voorafgaande kalenderjaren zijn daarom belangrijker dan het informele label ‘starter’.

Een voorbeeld: iemand begon in 2025 met freelancen en werkt in 2026 daarnaast in deeltijd. Omdat die persoon in een van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer was, geldt in 2026 in beginsel de startersexceptie op de grotendeels-eis. Twintig ondernemingsuren per week gedurende vijftig weken levert ongeveer 1.000 uur op en is onvoldoende. Vierentwintig uur per week komt uit op circa 1.200 uur en blijft eveneens onder de grens. Bij 25 uur per week over vijftig weken ontstaat ongeveer 1.250 uur. Dan kan het urencriterium zijn gehaald, mits de uren daadwerkelijk aan de onderneming zijn besteed en aannemelijk kunnen worden gemaakt.

Het urencriterium is slechts één onderdeel van de aangifte. In hoeveel belasting betaalt u als ondernemer leest u hoe ondernemersaftrek, mkb-winstvrijstelling en box 1-tarieven op elkaar inwerken.

Welke uren tellen mee?

Veel zzp’ers komen op papier uren tekort omdat zij uitsluitend declarabele klanturen bijhouden. Voor het urencriterium kunnen ook indirecte werkzaamheden meetellen, zolang zij werkelijk zijn verricht met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming. De ondernemer moet de omvang en het zakelijke karakter ervan aannemelijk kunnen maken.

Een freelancer met 900 declarabele uren kan daarnaast honderden uren besteden aan administratie, acquisitie, marketing, reistijd en vakinhoudelijke voorbereiding. Daardoor kan het werkelijke totaal boven 1.225 uur uitkomen. Andersom telt een hoog aantal geregistreerde uren niet automatisch mee wanneer het zakelijke verband ontbreekt of de onderneming, gelet op omzet en activiteiten, niet aannemelijk is.

Voorbereidende uren kunnen eveneens relevant zijn. Denk aan marktonderzoek, het bouwen van een zakelijke website of het inrichten van de administratie vóór de eerste opdracht, zolang de activiteiten voldoende concreet op het starten van de onderneming zijn gericht. Bewaar daarbij bewijs van het moment en doel. Tijd die hoofdzakelijk aan een opleiding voor een nog te beginnen, ander beroep wordt besteed, kwalificeert niet vanzelf als tijd voor een bestaande onderneming.

Let op: De uren moeten passen bij de aard en omvang van de onderneming en bij uw overige werkzaamheden. Een registratie van 1.225 uur bij een zeer beperkte omzet is niet automatisch onmogelijk, bijvoorbeeld in een opstartjaar, maar vraagt wel om een overtuigende verklaring en ondersteunend bewijs. Niet de omzet alleen, maar het volledige feitenbeeld is bepalend.

Het criterium vormt de toegang tot verschillende onderdelen van de ondernemersaftrek. Aftrekposten voor zzp’ers in Nederland zet de samenhang verder uiteen.

Zo controleert de Belastingdienst uw uren

De Belastingdienst schrijft geen specifieke urenapp of vast registratieformat voor. U hoeft bij de jaarlijkse aangifte ook niet standaard een urenstaat mee te sturen. Als de inspecteur vragen stelt, moet u wel aannemelijk kunnen maken hoeveel tijd u aan de onderneming hebt besteed en welke werkzaamheden u hebt verricht.

Een urenregistratie is het logische vertrekpunt. Een inspecteur kijkt naar data, activiteiten, duur en aansluiting op de werkelijkheid. Een overzicht met iedere week exact 25 uur, steeds dezelfde omschrijving en geen variatie door vakanties, ziekte of rustige perioden kan de indruk wekken dat het achteraf is samengesteld. Een geloofwaardige registratie laat de normale schommelingen van het ondernemerschap zien.

Noteer daarom meer dan alleen ‘administratie’ of ‘klantwerk’. Een bruikbare regel vermeldt de datum, begin- en eindtijd of duur, de concrete activiteit en zo mogelijk het project of de relatie waarop de activiteit betrekking had. Splits een dag met verschillende werkzaamheden uit. Dat maakt het overzicht controleerbaar en voorkomt dat een inspecteur één groot, onvoldoende gespecificeerd tijdsblok volledig terzijde schuift.

Ondersteunend bewijs versterkt de registratie. Agenda-afspraken en e-mails hebben tijdstempels en kunnen klantcontact bevestigen. Projectbestanden tonen wanneer aan een resultaat is gewerkt. Reisgegevens, parkeerbewijzen en een rittenregistratie kunnen bezoeken onderbouwen. Offertes, facturen, bankmutaties en bestanden uit de boekhouding laten zien dat administratieve en commerciële werkzaamheden werkelijk hebben plaatsgevonden.

De bewijslast betekent niet dat ieder kwartier met één afzonderlijk document moet worden gestaafd. De registratie en de ondersteunende bronnen moeten samen een consistent en geloofwaardig beeld geven. Ook werkzaamheden die niet tot een opdracht leiden, zoals een afgewezen offerte, kunnen meetellen. Juist dan zijn e-mails, versies van het voorstel en agenda-afspraken nuttig, omdat er geen factuur bestaat die het werk achteraf zichtbaar maakt.

Een overzicht dat uitsluitend aan het einde van het jaar uit het geheugen is gereconstrueerd, is kwetsbaarder. Dat betekent niet dat ieder achteraf opgesteld overzicht automatisch wordt afgewezen, maar zonder onafhankelijke bronnen is het moeilijker om data, duur en aard van de werkzaamheden aannemelijk te maken. Ronde aantallen en identieke omschrijvingen maken dat probleem groter.

De sterkste bewijspositie ontstaat met een digitale registratie die regelmatig wordt bijgewerkt en aansluit op agenda, e-mail, boekhouding en projectadministratie. Bewaar niet alleen het totaaloverzicht, maar ook de onderliggende gegevens. Een boekenonderzoek door de Belastingdienst legt uit hoe zo’n controle breder verloopt.

Drie manieren waarop zzp’ers de fout ingaan

Drie situaties verklaren veel geschillen over het urencriterium. Ze zijn te voorkomen door tijdens het jaar volledig te registreren en niet pas bij het opstellen van de aangifte te proberen het totaal te reconstrueren.

De eerste fout is alleen declarabele uren tellen. Een UX-designer factureert jaarlijks 900 uur aan vier vaste klanten en neemt daarom aan dat zij niet aan het urencriterium voldoet. Een volledige berekening laat 900 klanturen zien, plus 120 uur administratie, 80 uur acquisitie en offertes, 60 uur marketing, 40 uur relevante scholing en 30 uur zakelijke reizen. Het totaal is 1.230 uur. Als alle werkzaamheden voldoende zakelijk zijn en aannemelijk kunnen worden gemaakt, kan zij wel degelijk aan het criterium voldoen.

Het omgekeerde risico bestaat ook. Achteraf alle beschikbare tijd als ‘ondernemersuren’ labelen is niet toegestaan. Een cursus moet bijvoorbeeld voldoende verband houden met de bestaande onderneming; algemene oriëntatie of omscholing kan anders worden behandeld. Ook passief wachten op een telefoontje is iets anders dan daadwerkelijk een storingsdienst uitvoeren. De inhoud van de activiteit blijft belangrijker dan de naam die in de urenstaat is gebruikt.

De tweede fout is een ongeloofwaardige reconstructie. Een softwareontwikkelaar houdt gedurende het jaar niets bij en maakt in december een overzicht met iedere week exact 24 uur en steeds dezelfde omschrijving. Bij een controle blijken agenda en e-mail niet goed op de registratie aan te sluiten. De inspecteur kan dan oordelen dat de ondernemer niet aannemelijk heeft gemaakt dat 1.225 uur is besteed. De zelfstandigenaftrek en eventuele startersaftrek worden gecorrigeerd. Daarover kan belastingrente worden berekend; het percentage en de berekeningsperiode hangen af van het belastingmiddel en de relevante data. Een vast rentepercentage van 5% kan daarom niet algemeen worden gebruikt.

De derde fout betreft de grotendeels-eis. Een consultant die al zeven jaar ondernemer is, werkt daarnaast zestien uur per week in loondienst en besteedt 24 uur per week aan de onderneming. Bij vijftig werkweken leveren de ondernemingsactiviteiten 1.200 uur op: net te weinig voor de absolute grens. De tijdvergelijking zou met 24 van de 40 uur wel in haar voordeel uitvallen, maar beide voorwaarden moeten worden gehaald. Door ook werkelijk bestede indirecte uren te registreren, kan blijken dat zij alsnog boven 1.225 uur uitkomt. De voorlopige aanslag in Nederland laat zien hoe tijdige belastingplanning verrassingen kan beperken.

Veelgestelde vragen

Wat is het urencriterium van 1.225 uur?

Het urencriterium staat in artikel 3.6 van de Wet inkomstenbelasting 2001. Een IB-ondernemer moet in een kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan de onderneming of ondernemingen besteden. Daarnaast moet de ondernemer doorgaans meer tijd aan de onderneming besteden dan aan andere werkzaamheden, tenzij de wettelijke startersexceptie geldt.

Geldt het urencriterium ook voor oprichters van een bv?

Niet voor werkzaamheden die iemand uitsluitend als dga voor de eigen bv verricht. De bv is de ondernemer en de dga ontvangt loon. De zelfstandigenaftrek en startersaftrek gelden voor ondernemers voor de inkomstenbelasting, niet voor de dga in die hoedanigheid.

Wat is de 50%-eis en wanneer geldt die?

U moet meer tijd aan uw onderneming besteden dan aan uw overige werkzaamheden. Die eis geldt niet wanneer u in een of meer van de vijf voorafgaande kalenderjaren geen ondernemer was. De grens van 1.225 uur blijft ook bij die startersexceptie volledig gelden.

Tellen alleen declarabele klanturen mee?

Nee. Ook zakelijke administratie, acquisitie, offertes, marketing, relevante voorbereiding, bepaalde scholing en zakelijke reizen kunnen meetellen. De werkzaamheden moeten werkelijk zijn verricht in het belang van de onderneming en aannemelijk kunnen worden gemaakt.

Welke indirecte uren tellen mee voor het urencriterium?

Bijvoorbeeld tijd voor boekhouding, facturering, btw- en IB-voorbereiding, netwerken, offertes, websiteonderhoud en rechtstreeks relevante vakontwikkeling. Algemene persoonlijke ontwikkeling of een hobby telt niet mee zonder voldoende verband met de onderneming.

Hoe bewijs ik mijn uren tegenover de Belastingdienst?

Er is geen verplicht format. Een regelmatig bijgewerkte urenregistratie, ondersteund door agenda-afspraken, e-mails, projectbestanden, offertes, reisgegevens en boekhouding, is doorgaans overtuigender dan een overzicht dat uitsluitend achteraf uit het geheugen is opgebouwd.

Maakt het uit wanneer ik in het kalenderjaar ben gestart?

Ja. De grens wordt niet naar rato verlaagd. Ook wie pas laat in het jaar begint, moet binnen dat kalenderjaar 1.225 ondernemingsuren halen. Wel moet worden vastgesteld vanaf welk moment de ondernemingsactiviteiten fiscaal zijn begonnen; alleen een KvK-datum is niet altijd doorslaggevend.

Wat gebeurt er bij zwangerschap of arbeidsongeschiktheid?

Bij een onderbreking wegens zwangerschap mogen de niet-gewerkte uren gedurende in totaal zestien weken meetellen alsof ze zijn gewerkt, gebaseerd op de uren die u normaal zou hebben gewerkt. Voor de startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid bestaat een afzonderlijk verlaagd urencriterium van 800 uur, maar daarvoor gelden ook andere voorwaarden, waaronder het ontvangen van een kwalificerende arbeidsongeschiktheidsuitkering.

Welke aftrekposten mis ik als ik niet aan het urencriterium voldoe?

U kunt dan onder meer geen zelfstandigenaftrek, startersaftrek, meewerkaftrek of aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk claimen, telkens voor zover de overige voorwaarden daarvoor gelden. De stakingsaftrek en mkb-winstvrijstelling vereisen het urencriterium niet. Aan de fiscale oudedagsreserve kan sinds 2023 niet meer worden toegevoegd.

Welke tools gebruiken Nederlandse zzp’ers voor urenregistratie?

Toggl Track, Harvest en Clockify zijn gangbare opties met exporteerbare rapporten. Een spreadsheet met datum, activiteit, project en uren kan ook voldoen. Belangrijker dan de tool is dat de registratie regelmatig wordt bijgewerkt en samen met ondersteunende gegevens gedurende de toepasselijke fiscale bewaartermijn wordt bewaard.

Maak periodiek een export buiten de app en bewaar die bij de administratie. Een online account kan worden beëindigd en agenda- of e-mailgegevens kunnen door bewaarbeleid verdwijnen. Controleer vóór het einde van het jaar zowel het totaal van 1.225 uur als, wanneer die geldt, de verhouding tot uw overige werkzaamheden. Zo kunt u ontbrekende registratie herstellen terwijl de onderliggende gegevens nog beschikbaar zijn.