BV oprichten
Finance
Boekhouding
Wat is een pro-forma factuur en wanneer gebruikt u deze?
Wat is een pro-formafactuur in Nederland en wanneer moet je deze gebruiken? Behandelt btw-timing, douanegebruik en het verschil met de voorschotfactuur.
•
15 min.
Intro
Een pro-formafactuur zit precies tussen een offerte en een echte factuur in. Juist die tussenpositie veroorzaakt twee tegengestelde fouten. Sommige ondernemers gebruiken nooit een pro forma, terwijl het document een transactie kan verduidelijken, bijvoorbeeld bij een internationale zending die nog door de douane moet of bij een zakelijke klant die eerst interne goedkeuring nodig heeft.
Andere ondernemers behandelen een pro-formafactuur als een juridisch afdwingbare betaalfactuur. Dat is riskant. Een pro forma is geen reguliere BTW-factuur en hoort niet als verkoopfactuur in de administratie. De onderliggende overeenkomst kan ondertussen wél bindend zijn. Of de klant moet betalen, volgt uit de gemaakte afspraken, niet uitsluitend uit het opschrift boven het document.
In dit artikel lees je wat een pro-formafactuur precies is, hoe deze verschilt van een offerte en voorschotfactuur, welke gegevens je nodig hebt voor binnenlands en internationaal gebruik en wanneer BTW verschuldigd wordt bij een vooruitbetaling. Die laatste regel is genuanceerder dan veel ondernemers denken: bij een verplichte vooruitbetaling bepaalt de factuurdatum in beginsel het aangiftetijdvak, terwijl bij een vrijwillige vooruitbetaling het ontvangstmoment doorslaggevend is.
Pro forma, offerte of voorschotfactuur: wat is het verschil?
Een pro-formafactuur wordt vaak verward met de documenten die ervoor en erna komen. Dat is begrijpelijk, omdat de inhoud sterk op een gewone factuur kan lijken.
Toch heeft elk document een andere functie. Het belangrijkste verschil is niet alleen wanneer je het verstuurt, maar ook of het een officiële BTW-factuur is en welk moment de BTW bepaalt.
Document | Wanneer verstuurd? | Juridische betekenis | In de boekhouding? | BTW verschuldigd? | Doel |
|---|---|---|---|---|---|
Offerte | Vóór of tijdens de onderhandelingen | Aanbod; kan na aanvaarding onderdeel van een bindende overeenkomst worden | Nee | Nee | Prijs en voorwaarden voorstellen |
Pro-formafactuur | Meestal na overeenstemming, vóór de officiële factuur | Geen officiële BTW-factuur; kan wel bewijs van afspraken bevatten | Niet als verkoopfactuur | Niet door het document zelf | Afspraken bevestigen, interne goedkeuring ondersteunen of informatie voor vervoer en douane geven |
Voorschotfactuur | Wanneer een verplichte aanbetaling opeisbaar wordt | Officiële factuur voor een vooruitbetaling | Ja | Ja, op basis van de factuurdatum | Een overeengekomen voorschot factureren |
Definitieve factuur | Na levering of op het afgesproken facturatiemoment | Officiële factuur | Ja | Ja, volgens de regels van het factuur- of kasstelsel | De volledige prestatie factureren en eerdere voorschotten verrekenen |
Het belangrijkste onderscheid in de Nederlandse praktijk is dat tussen de pro-formafactuur en de voorschotfactuur. Een pro forma is een voorlopig informatiedocument. Een voorschotfactuur is een echte factuur die aan de wettelijke factuureisen moet voldoen.
Dat betekent niet dat een klant nooit op basis van een pro forma kan betalen. Het betekent ook niet dat de onderliggende koop- of dienstenovereenkomst pas ontstaat wanneer de definitieve factuur wordt verstuurd. Een overeenkomst kan al tot stand zijn gekomen door aanbod en aanvaarding. Na ontvangst van geld moet je de betaling wel correct verwerken en, wanneer de factureringsplicht geldt, een officiële factuur uitreiken.
Wie net begint, doet er goed aan dit proces meteen goed in te richten naast de overige verplichtingen bij het starten van een onderneming in Nederland.
Wanneer gebruiken Nederlandse ondernemers een pro-formafactuur?
Een pro-formafactuur is vooral nuttig als betrokken partijen financiële informatie nodig hebben voordat de officiële factuur wordt gemaakt. De reden verschilt per situatie.
Bij een Nederlandse zakelijke klant gaat het vaak om interne goedkeuring. Bij een internationale goederenstroom gebruikt een vervoerder, douane-expediteur of buitenlandse autoriteit de informatie voor waardering en aangifte.
Situatie | Waarom een pro forma wordt gebruikt | Wat volgt daarna? |
|---|---|---|
Vooraf inzicht in een aanbetaling | De klant wil het bedrag intern laten goedkeuren voordat een officiële voorschotfactuur wordt verstuurd | Een voorschotfactuur zodra de verplichte vooruitbetaling opeisbaar wordt, of een factuur na een vrijwillige betaling |
Internationale goederenzending zonder verkoopfactuur | De vervoerder of douane heeft informatie nodig over aard, hoeveelheid, oorsprong en waarde van de goederen | Een commerciële factuur als sprake is van verkoop, plus de vereiste douaneaangifte |
Aanvraag van een invoervergunning | De buitenlandse koper heeft vooraf documentatie over de goederen en waarde nodig | Een commerciële factuur nadat de transactie doorgaat |
Interne goedkeuring bij de klant | Inkoop of finance wil de kosten beoordelen voordat de officiële factuur wordt geaccepteerd | Een officiële factuur volgens de overeenkomst |
Waardering voor verzekering of financiering | Een verzekeraar of financier wil een onderbouwde goederenwaarde zien | De definitieve transactiedocumenten zodra de levering plaatsvindt |
De binnenlandse en internationale versie lijken uiterlijk op elkaar, maar hun publiek verschilt. Een binnenlandse pro forma helpt meestal de administratie van de klant. Bij export moeten de gegevens aansluiten op de werkelijke zending en de douaneaangifte.
Een pro-formafactuur vervangt die aangifte niet. Voor uniegoederen die de EU verlaten, moet in beginsel elektronisch uitvoeraangifte worden gedaan. Laat daarom bij twijfel een douane-expediteur controleren welke documenten en goederencodes voor het bestemmingsland nodig zijn.
Wat moet er op een pro-formafactuur staan?
Een pro-formafactuur is geen officiële factuur in de zin van de BTW-regels. De verplichte factuurgegevens uit artikel 35a Wet op de omzetbelasting 1968 gelden daarom niet automatisch alsof het document al de definitieve factuur is.
Toch moet het document duidelijk en volledig genoeg zijn om misverstanden te voorkomen. Voor douane- en exportdoeleinden is meer informatie nodig dan voor een binnenlandse klant.
Gegevens voor een binnenlandse pro-formafactuur
Zet bovenaan duidelijk ‘Pro-formafactuur’. Gebruik daarnaast gegevens die de klant nodig heeft om het voorstel of de afgesproken transactie te herkennen.
Je handelsnaam en adres
De naam en het adres van de klant
De documentdatum
Een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten
Aantallen, eenheidsprijzen en kortingen
Het verwachte BTW-tarief en BTW-bedrag, als dat relevant is
Het verwachte totaalbedrag
Een geldigheidsduur of verwijzing naar de overeenkomst, indien nuttig
Een opmerking dat het geen officiële factuur is
De bron adviseerde om nooit een IBAN, betalingskenmerk of betaaltermijn te vermelden. Dat is geen wettelijke regel. Zulke gegevens kunnen nuttig zijn als je bewust betaling op basis van de pro forma accepteert, maar vergroten wel het risico dat de klant het document als officiële factuur boekt. Wil je een juridisch en fiscaal duidelijke verplichte aanbetaling factureren, gebruik dan liever direct een correcte voorschotfactuur.
Aanvullende gegevens voor douane en export
Bij een zending buiten de EU moeten de gegevens aansluiten op de uitvoeraangifte, transportdocumenten en eisen van het bestemmingsland. Welke gegevens verplicht zijn, hangt af van de zending en de betrokken autoriteiten.
De goederenomschrijving per artikel
De hoeveelheid en realistische douanewaarde
De valuta
De goederencode of HS-code
Het land van oorsprong
Het doel van de zending, bijvoorbeeld verkoop, monster, reparatie, retour of geschenk
De overeengekomen Incoterm, zoals EXW, FCA, DAP of DDP
Netto- en brutogewicht, indien vereist
Transport- en verzekeringskosten wanneer die voor de douanewaarde relevant zijn
Een verklaring dat het om een pro forma gaat en, als dat klopt, dat geen commerciële verkoop plaatsvindt
Schrijf niet automatisch ‘Not for Commercial Use’ op iedere pro forma. Bij een daadwerkelijke verkoop is dat onjuist. Ook monsters, geschenken en reparatiegoederen hebben een reële douanewaarde nodig, zelfs wanneer de ontvanger er niet voor betaalt.
Wie BTW op een pro forma toont, moet ook begrijpen wanneer die BTW daadwerkelijk verschuldigd wordt. Lees dit daarom samen met de uitleg over wanneer ondernemers BTW-aangifte moeten doen.
Wanneer wordt BTW verschuldigd bij betaling op een pro forma?
Een pro-formafactuur veroorzaakt op zichzelf geen BTW-schuld. Het document is immers geen officiële factuur. Dat betekent alleen niet dat je de BTW altijd kunt uitstellen tot de eindfactuur.
Het juiste moment hangt af van het factuurstelsel of kasstelsel en van de vraag of de vooruitbetaling contractueel verplicht of vrijwillig is.
Verplichte vooruitbetaling
Moet de klant volgens de overeenkomst een voorschot betalen? Dan moet je volgens de Belastingdienst een officiële factuur uitreiken vóór het bedrag opeisbaar wordt. De BTW neem je op in het aangiftetijdvak waarin de factuurdatum valt.
Stel dat een project €10.000 exclusief 21% BTW kost en de klant op 10 maart een verplichte aanbetaling van 50% moet doen. Je stuurt vóór die datum een voorschotfactuur van €6.050 inclusief €1.050 BTW. Die €1.050 BTW hoort in de aangifte over het tijdvak waarin de factuurdatum valt, ook als de klant enkele dagen later betaalt.
Vrijwillige vooruitbetaling
Betaalt de klant uit eigen beweging voordat een voorschot opeisbaar was en voordat een officiële factuur is uitgereikt? Dan wordt de BTW verschuldigd zodra je de betaling ontvangt.
Ontvang je op 28 maart €6.050 op basis van een pro forma, dan bevat die betaling bij 21% BTW €1.050 BTW. Reik daarna een correcte factuur voor de ontvangen vooruitbetaling uit en verwerk de BTW in het aangiftetijdvak waarin 28 maart valt.
Kasstelsel
Val je onder het kasstelsel, bijvoorbeeld omdat je hoofdzakelijk levert aan particulieren in een branche waarvoor dit stelsel geldt? Dan is BTW in beginsel verschuldigd wanneer je de vergoeding ontvangt. Het betaalmoment is dan ook bij gewone facturen belangrijk.
De praktische conclusie is eenvoudig: gebruik een pro forma niet om het BTW-moment kunstmatig uit te stellen. Leg vóór verzending vast of het voorschot verplicht is, verstuur zo nodig tijdig een officiële voorschotfactuur en koppel iedere ontvangen betaling aan het juiste BTW-tijdvak.
Hoe maak je in de praktijk een pro-formafactuur?
Een pro-formafactuur maken is niet ingewikkeld. De administratieve scheiding met je officiële facturen moet wel glashelder zijn.
Het opschrift is daarbij het belangrijkst. Een document dat sterk op een factuur lijkt maar niet duidelijk als pro forma is gemarkeerd, kan bij de klant of in automatische boekhoudsoftware ten onrechte als echte factuur worden verwerkt.
Gebruik een aparte nummerreeks
Pro-formanummers vallen niet in je officiële opeenvolgende factuurnummering. Gebruik bijvoorbeeld `PF-2026-001`, of laat een nummer weg als je proces dat toelaat.
De latere voorschot- of definitieve factuur krijgt altijd een eigen uniek nummer uit de officiële factuurreeks. Gebruik een pro-formanummer niet opnieuw als officieel factuurnummer, omdat dit verwarring en dubbele boekingen kan veroorzaken.
Boek de pro forma niet als omzet
Bewaar de pro forma als commercieel of logistiek document, maar boek deze niet als uitgaande verkoopfactuur en neem het document niet zelfstandig op in de BTW-aangifte.
Zodra een officiële voorschot- of eindfactuur is uitgereikt, boek je die factuur wel. Ontvang je eerder een vrijwillige betaling, zorg dan dat de ontvangst en bijbehorende BTW direct correct worden verwerkt en dat de officiële factuur volgt.
Zet de conversie in je software vast
Goede facturatiesoftware kan een offerte of order omzetten in een pro forma en vervolgens in een voorschot- of eindfactuur. Zo voorkom je dubbele nummers, afwijkende bedragen en een vergeten verrekening van de aanbetaling.
Na de definitieve factuur verschuift de aandacht naar betaling en opvolging. Dan helpt een vast proces voor debiteurenbeheer. Houd ook rekening met de ontwikkeling richting gestructureerde facturen, zoals uitgelegd in e-facturatie wordt verplicht in Nederland.
Pro forma of proforma?
In het Nederlands komen zowel ‘pro-formafactuur’ als ‘proformafactuur’ voor. Van Dale en de officiële woordenlijst hanteren samenstellingen doorgaans aaneengeschreven, waardoor ‘pro-formafactuur’ of ‘proformafactuur’ in de praktijk herkenbaar is.
De spelling verandert de juridische of fiscale status niet. Kies één schrijfwijze, gebruik die consequent en zet bovenaan vooral duidelijk dat het document geen officiële factuur is.
Zorg dat de route van offerte tot betaling klopt
Een pro-formafactuur heeft een kleine maar nuttige rol. Het document bevestigt bedragen, helpt een klant bij interne goedkeuring en kan gegevens leveren voor een internationale zending.
De risico's ontstaan aan de randen. Een pro forma is geen officiële BTW-factuur, maar de onderliggende overeenkomst kan wel bindend zijn. En zodra een voorschot opeisbaar wordt of wordt ontvangen, kunnen de facturerings- en BTW-verplichtingen al ingaan.
Wil je de route van offerte naar pro forma, voorschotfactuur, eindfactuur en betaling vanaf het begin goed inrichten? Boek een demo met Neno om je facturatie, BTW-verwerking en gefaseerde betalingen samen door te nemen.
Veelgestelde vragen
Wat is een pro-formafactuur in Nederland?
Een pro-formafactuur is een voorlopig document dat op een factuur lijkt, maar geen officiële BTW-factuur is. Je gebruikt het bijvoorbeeld om bedragen te bevestigen, interne goedkeuring te ondersteunen of informatie voor een internationale zending te geven.
Is een pro-formafactuur juridisch bindend in Nederland?
Niet als officiële factuur. De onderliggende overeenkomst kan wel bindend zijn als aanbod en aanvaarding hebben plaatsgevonden. Een pro forma kan bovendien bewijs bevatten van de gemaakte afspraken.
Moet een pro-formafactuur BTW vermelden?
Dat is niet verplicht alsof het een officiële factuur is. Een indicatief BTW-tarief en BTW-bedrag kunnen wel nuttig zijn, zolang duidelijk staat dat het document een pro forma is.
Moet ik een pro-formafactuur in mijn boekhouding opnemen?
Niet als uitgaande verkoopfactuur en niet zelfstandig in je BTW-aangifte. Bewaar het document wel bij de transactie. Boek de officiële voorschot- of eindfactuur en verwerk ontvangen betalingen correct.
Kan een klant betalen op basis van een pro-formafactuur?
Ja. De betaling kan fiscale en administratieve gevolgen hebben, ook al was de pro forma geen officiële factuur. Reik daarom tijdig een echte factuur uit en verwerk de BTW in het juiste tijdvak.
Wat gebeurt er met de BTW als een klant op basis van een pro forma betaalt?
Bij een vrijwillige vooruitbetaling wordt BTW verschuldigd zodra je de betaling ontvangt. Bij een verplichte vooruitbetaling moet je vóór het opeisbaar worden een officiële factuur uitreiken; de factuurdatum bepaalt dan het aangiftetijdvak. Bij het kasstelsel is het ontvangstmoment leidend.
Wat is het verschil tussen een pro-formafactuur en een offerte?
Een offerte bevat doorgaans een aanbod vóór de definitieve overeenstemming. Een pro forma wordt meestal gebruikt nadat de hoofdlijnen zijn afgesproken en toont alvast hoe de transactie financieel wordt uitgewerkt. Beide kunnen bewijs van afspraken bevatten.
Wat is het verschil tussen een pro-formafactuur en een voorschotfactuur?
Een voorschotfactuur is een officiële factuur voor een vooruitbetaling. Deze krijgt een echt factuurnummer, gaat de boekhouding in en bepaalt mede wanneer BTW verschuldigd is. Een pro forma doet dat niet door het document zelf.
Heeft een pro-formafactuur een factuurnummer nodig?
Nee, niet uit de officiële factuurreeks. Veel bedrijven gebruiken een aparte reeks, zoals `PF-2026-001`. De latere officiële factuur heeft altijd een eigen uniek en opeenvolgend factuurnummer nodig.
Wanneer gebruik ik een pro-formafactuur voor douane of export?
Vooral wanneer goederen buiten de EU worden verzonden zonder dat al een commerciële factuur beschikbaar is, bijvoorbeeld bij monsters, reparaties of geschenken. Vermeld onder meer een nauwkeurige omschrijving, waarde, valuta, oorsprong en HS-code. De pro forma vervangt de elektronische uitvoeraangifte niet.
Written by
Nick Knuppe
CEO en oprichter
