Boekhouding
Belasting
Het verschil tussen btw-nummer and btw-id, en wanneer je welke gebruikt
In de war over het verschil tussen het btw-nummer en het btw-identificatienummer (btw-id)? Ontdek welke op facturen hoort, welke alleen voor de Belastingdienst is en hoe de VIES-controle werkt.
•
18 mins
Intro
Veel ondernemers in Nederland lopen tegen dezelfde verwarring aan kort nadat zij hun bedrijf hebben ingeschreven bij de KvK. Enkele dagen na de registratie ontvangen zij niet één, maar twee verschillende BTW-gerelateerde nummers van de Belastingdienst. In de ene brief staat het BTW-identificatienummer (BTW-ID), in de andere het omzetbelastingnummer (OB-nummer). Nergens wordt echt duidelijk uitgelegd waarom er twee nummers zijn, welk nummer op een factuur hoort en wat de gevolgen zijn van het gebruik van het verkeerde nummer.
Daardoor gebruiken veel Nederlandse ondernemers, vooral ZZP'ers en startende BV-directeuren, jarenlang het verkeerde nummer zonder dat zij zich daarvan bewust zijn. Sommigen zetten hun OB-nummer op facturen. Anderen geven het door aan Europese leveranciers voor BTW-verificatie. Dat zorgt niet alleen voor administratieve fouten, maar kan ook privacy- en complianceproblemen veroorzaken.
Begrijpen hoe deze twee nummers werken is daarom een belangrijk onderdeel van succesvol ondernemen in Nederland. Ondernemers die hun totale fiscale positie beter willen begrijpen, doen er daarnaast goed aan inzicht te krijgen in hoeveel belasting zij betalen als ondernemer.
Waarom Zijn Er Twee Nummers? Het Privacyprobleem Dat Alles Veranderde
Voor 1 januari 2020 hadden Nederlandse ondernemers slechts één BTW-nummer. Voor ZZP'ers en eigenaren van een eenmanszaak was dat nummer rechtstreeks gekoppeld aan het BSN (Burgerservicenummer). Iedere factuur die werd verstuurd bevatte dus een identificatienummer dat direct was afgeleid van hetzelfde nummer dat ook wordt gebruikt voor zorg, belastingen, bankzaken en andere overheidsdiensten.
Dat creëerde een serieus privacyprobleem.
Een freelance designer die jaarlijks zestig facturen verstuurde, deelde daarmee feitelijk zestig keer zijn BSN. Een loodgieter of consultant kon zijn BSN in de loop van de jaren zelfs met honderden klanten delen. Criminelen ontdekten dat zij deze nummers konden verzamelen en combineren met namen en adressen die eveneens op facturen stonden vermeld.
Met de invoering van de AVG ontstond extra druk om dit probleem op te lossen. De Autoriteit Persoonsgegevens stelde dat het verspreiden van BSN-gerelateerde identificatienummers aan commerciële partijen moeilijk te rechtvaardigen was.
Daarom introduceerde de Belastingdienst op 1 januari 2020 een nieuw systeem.
De oplossing bestond uit twee aparte nummers:
Het BTW-ID werd het externe nummer voor klanten, leveranciers en buitenlandse belastingdiensten.
Het OB-nummer bleef bestaan als intern nummer voor communicatie met de Belastingdienst.
Voor ZZP'ers betekende dit een belangrijke verbetering van hun privacy. Voor BV's en andere rechtspersonen veranderde er minder, omdat hun nummers gebaseerd zijn op het RSIN en niet op een persoonlijk identificatienummer.
Ondernemers die bezig zijn met het aanvragen van een KvK-nummer komen beide nummers vaak voor het eerst tegen tijdens het registratieproces.
De Twee Nummers Uitgelegd: Wat Is Het Verschil?
Het BTW-ID en het OB-nummer hebben totaal verschillende functies en mogen nooit door elkaar worden gebruikt.
Onderdeel | BTW-identificatienummer (BTW-ID) | Omzetbelastingnummer (OB-nummer) |
Ook bekend als | BTW-ID, VAT number | OB-nummer, belastingnummer |
Doel | Externe identificatie | Interne communicatie met Belastingdienst |
Op facturen | Ja, verplicht | Nee, nooit |
Op website | Ja | Nee |
Voor BTW-aangifte | Nee | Ja |
Voor VIES | Ja | Nee |
Voor OSS-aangifte | Ja | Nee |
Bevat BSN | Nee (sinds 2020) | Ja, bij eenmanszaken |
Formaat eenmanszaak | NL + 9 willekeurige cijfers + B + 2 cijfers | BSN + B + 2 cijfers |
Formaat BV | NL + RSIN + B + 2 cijfers | RSIN + B + 2 cijfers |
Privacyrisico | Geen | Hoog bij eenmanszaken |
Uitgegeven door | Belastingdienst | Belastingdienst |
De belangrijkste regel om te onthouden is:
Gebruik het BTW-ID wanneer het nummer naar klanten, leveranciers of buitenlandse instanties gaat. Gebruik het OB-nummer uitsluitend voor communicatie met de Belastingdienst.
Op die regel bestaan in de praktijk vrijwel geen uitzonderingen.
Het Formaat Ontcijferd: Wat Betekent Elk Onderdeel?
Door de opbouw van beide nummers te begrijpen, kun je snel controleren of je het juiste nummer gebruikt.
Het BTW-ID
Voorbeeld:
NL000099998B57
Dit nummer bestaat uit drie onderdelen.
Onderdeel 1: NL
De landcode van Nederland binnen het Europese BTW-systeem.
Onderdeel 2: 9 cijfers
Bij een BV vormen deze cijfers het RSIN.
Bij een eenmanszaak zijn deze cijfers willekeurig gegenereerd en niet gekoppeld aan het BSN.
Dit vormt de belangrijkste privacybescherming van het nieuwe systeem.
Onderdeel 3: B + 2 controlecijfers
De letter B is altijd aanwezig.
De twee cijfers zijn meestal 01 bij een standaardregistratie, maar kunnen oplopen wanneer aanvullende registraties worden aangevraagd.
Het OB-nummer
Voorbeeld:
123456789B01
Dit nummer bestaat uit twee onderdelen.
Onderdeel 1: 9 cijfers
Eenmanszaak: BSN
BV: RSIN
Onderdeel 2: B + 2 volgcijfers
Meestal B01 voor de eerste registratie.
Er staat geen landcode voor.
Snelle Controle
Nummer | Correct? |
NL123456789B01 op een factuur | Ja |
123456789B01 op een factuur | Nee |
NL123456789B01 in een BTW-aangifte | Nee |
123456789B01 richting Belastingdienst | Ja |
Een BTW-ID zonder NL-prefix is dus fout. Een OB-nummer met NL-prefix is eveneens fout.
Zie je een OB-nummer op een factuur staan, dan wordt vrijwel zeker het verkeerde nummer gebruikt.
Wanneer Gebruik Je Welk Nummer? De Complete Beslistabel
De meeste verwarring verdwijnt zodra je weet welk nummer in welke situatie gebruikt moet worden.
Situatie | BTW-ID | OB-nummer | Opmerking |
Factuur aan Nederlandse ondernemer | Ja | Nee | Verplicht |
Factuur aan consument | Ja | Nee | Verplicht |
Factuur aan EU-klant | Ja | Nee | Nodig voor verleggingsregeling |
Factuur buiten EU | Ja | Nee | Standaardpraktijk |
Offerte | Ja | Nee | Aanbevolen |
Website footer | Ja | Nee | Vaak verplicht |
E-mailhandtekening | Optioneel | Nee | Veel gebruikt in B2B |
BTW-aangifte | Nee | Ja | Identificatie bij aangifte |
Brief aan Belastingdienst | Nee | Ja | Dossieridentificatie |
Telefonisch contact BelastingTelefoon | Nee | Ja | Gebruikt voor verificatie |
OSS-aangifte | Ja | Nee | Europees systeem |
VIES-verificatie | Ja | Nee | Alleen BTW-ID zichtbaar |
Intracommunautaire aankoop | Ja | Nee | Leverancier controleert dit nummer |
Buitenlandse BTW-teruggave | Ja | Nee | VIES gebruikt BTW-ID |
BTW-aangifte fiscale eenheid | Nee | Ja | Via OB-nummer fiscale eenheid |
Een veelgemaakte fout ontstaat bij internationale handel.
Wanneer een Europese leverancier vraagt om je VAT number, bedoelt die vrijwel altijd je BTW-ID.
Geef je het OB-nummer door, dan zal de VIES-controle mislukken en kan de leverancier weigeren de juiste BTW-behandeling toe te passen.
Het Verschil Tussen een BV en een Eenmanszaak
De relatie tussen het BTW-ID en het OB-nummer verschilt afhankelijk van de rechtsvorm.
Voor een eenmanszaak of ZZP'er
BTW-ID bevat willekeurige cijfers
OB-nummer bevat het BSN
Privacybescherming is de belangrijkste reden voor het onderscheid
Voor een BV, NV, VOF of andere rechtspersoon
BTW-ID bevat het RSIN
OB-nummer bevat hetzelfde RSIN
Er is geen persoonlijk identificatienummer betrokken
Bij een BV delen beide nummers dus dezelfde kern van negen cijfers. Het verschil zit vooral in de NL-prefix en de controlecijfers.
Hoewel het delen van een RSIN niet hetzelfde privacyrisico oplevert als het delen van een BSN, blijft de regel gelden dat een OB-nummer nooit op facturen hoort.
Ondernemers die twijfelen tussen een BV of een eenmanszaak doen er goed aan ook deze administratieve verschillen mee te nemen in hun afweging.
Hoe Ontvang Je Je BTW-ID en OB-Nummer?
Zowel het BTW-ID als het OB-nummer worden automatisch verstrekt door de Belastingdienst. Je hoeft hiervoor geen aparte aanvraag in te dienen.
Het proces verloopt doorgaans als volgt:
Je schrijft je onderneming in bij de KvK.
De KvK stuurt jouw gegevens door naar de Belastingdienst.
De Belastingdienst beoordeelt of je voor de omzetbelasting als ondernemer wordt aangemerkt.
Je ontvangt twee afzonderlijke brieven:
Eén met je BTW-ID
Eén met je OB-nummer
Beide nummers worden meestal binnen 10 werkdagen verstrekt.
In veel gevallen kun je ze later ook terugvinden via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Voor de meeste ondernemers verloopt dit proces automatisch.
Ondernemingen in sectoren zoals zorg, onderwijs of financiële dienstverlening kunnen soms aanvullende vragen ontvangen omdat deze activiteiten gedeeltelijk of volledig zijn vrijgesteld van BTW.
Voor ondernemers die net een bedrijf starten vormt dit vaak één van de eerste administratieve stappen na de KvK-inschrijving.
Kun Je Meerdere BTW-ID's Hebben?
Ja.
In bepaalde situaties kan de Belastingdienst aanvullende BTW-ID's verstrekken, bijvoorbeeld wanneer:
Je meerdere afzonderlijke bedrijfsactiviteiten uitvoert.
Je verschillende vestigingen exploiteert.
Je activiteiten administratief gescheiden moeten blijven.
Iedere registratie krijgt doorgaans een eigen OB-nummer en vereist een afzonderlijke BTW-administratie.
Het VIES-Systeem: BTW-Nummers Verifiëren Binnen Europa
Iedere ondernemer die zaken doet binnen de Europese Unie krijgt vroeg of laat te maken met het VIES-systeem.
VIES staat voor:
VAT Information Exchange System
Dit systeem wordt beheerd door de Europese Commissie en stelt ondernemers in staat om BTW-nummers van buitenlandse leveranciers en klanten te controleren.
Dat is belangrijk omdat veel intracommunautaire transacties afhankelijk zijn van een geldig BTW-ID.
Stel dat je een factuur ontvangt van een Belgische leverancier zonder Belgische BTW. Voordat je deze transactie verwerkt als een intracommunautaire verwerving, wil je zeker weten dat het BTW-nummer daadwerkelijk geldig is.
Het controleproces is eenvoudig:
Ga naar de VIES-website van de Europese Commissie.
Selecteer het betreffende land.
Vul het BTW-ID in.
Start de controle.
Bewaar het resultaat.
Het bewaren van deze verificatie kan belangrijk zijn tijdens een belastingcontrole. Je kunt hiermee aantonen dat je de identiteit van de buitenlandse ondernemer hebt gecontroleerd.
Belangrijk: Alleen het BTW-ID Werkt in VIES
Een veelgemaakte fout is het invoeren van een OB-nummer.
Dat werkt niet.
Het VIES-systeem herkent uitsluitend BTW-ID's.
Wanneer je een OB-nummer invoert zal de controle mislukken, ook wanneer het nummer verder volledig correct is.
Voor ondernemers die regelmatig internationaal handelen vormt VIES een belangrijk onderdeel van hun BTW-compliance.
Fiscale Eenheid en BTW-Nummers
Voor BV-structuren ontstaat soms een bijzondere situatie.
Wanneer meerdere BV's financieel, organisatorisch en economisch met elkaar verbonden zijn, kunnen zij een fiscale eenheid voor de omzetbelasting vormen.
Een veelvoorkomend voorbeeld is:
Holding BV
Werkmaatschappij BV
Eventueel meerdere operationele BV's
Na goedkeuring door de Belastingdienst ontstaat een nieuwe situatie.
Wat Verandert Er?
De fiscale eenheid ontvangt:
Een eigen OB-nummer
Eén gezamenlijke BTW-administratie
Eén gezamenlijke BTW-aangifte
Tegelijkertijd behouden de individuele BV's:
Hun eigen BTW-ID
Hun eigen handelsnaam
Hun eigen facturatie
Dit leidt regelmatig tot verwarring.
Een DGA kan hierdoor te maken krijgen met:
Een BTW-ID van de holding
Een BTW-ID van de werkmaatschappij
Een apart OB-nummer van de fiscale eenheid
Welke Nummers Gebruik Je Dan?
Situatie | Nummer |
Facturen versturen | BTW-ID van betreffende BV |
BTW-aangifte indienen | OB-nummer fiscale eenheid |
VIES-controles | BTW-ID van betreffende BV |
Correspondentie met Belastingdienst over BTW-aangifte | OB-nummer fiscale eenheid |
Daarnaast geldt dat transacties tussen BV's binnen dezelfde fiscale eenheid doorgaans buiten de BTW-heffing vallen.
Voor ondernemers met een holdingstructuur is het daarom belangrijk om niet alleen de juridische structuur, maar ook de BTW-structuur goed te begrijpen.
Wat Gebeurt Er Met Je BTW-Nummers Als Je Van Rechtsvorm Verandert?
Een wijziging van rechtsvorm betekent vrijwel altijd dat je nieuwe BTW-nummers krijgt.
Het meest voorkomende voorbeeld is de overstap van een eenmanszaak naar een BV.
Wanneer dit gebeurt:
De eenmanszaak wordt fiscaal beëindigd.
Het oude BTW-ID vervalt.
Het oude OB-nummer vervalt.
De nieuwe BV ontvangt een nieuw BTW-ID.
De nieuwe BV ontvangt een nieuw OB-nummer.
Dit heeft directe gevolgen voor je administratie.
Wat Moet Je Aanpassen?
Na de omzetting moeten onder andere worden bijgewerkt:
Factuursjablonen
Algemene voorwaarden
Website footer
Offertes
E-mailhandtekeningen
Boekhoudsoftware
Leveranciersgegevens
Ook klanten moeten vaak worden geïnformeerd zodat zij hun leveranciersadministratie kunnen aanpassen.
Wat Als Je Het Oude Nummer Blijft Gebruiken?
Wanneer je na de omzetting nog facturen verstuurt met het BTW-ID van de oude eenmanszaak, kunnen correcties nodig zijn.
In sommige gevallen moeten facturen worden gecrediteerd en opnieuw worden uitgereikt met het juiste BTW-ID van de BV.
Daarom is het verstandig om de overgang goed te plannen en tijdig met je accountant of boekhouder af te stemmen.
Gebruik Altijd Het Juiste Nummer
Voorkom Administratieve Fouten en Privacyrisico's
Het verschil tussen een BTW-ID en een OB-nummer lijkt klein, maar in de praktijk heeft ieder nummer een compleet andere functie.
Het BTW-ID is bedoeld voor klanten, leveranciers en internationale transacties.
Het OB-nummer is uitsluitend bedoeld voor communicatie met de Belastingdienst.
Door het juiste nummer op de juiste plek te gebruiken voorkom je:
Privacyproblemen
Fouten bij VIES-verificaties
Problemen met BTW-aangiften
Onnodige administratieve correcties
Bij Neno helpen we ondernemers niet alleen met hun boekhouding, BTW-aangiften en salarisadministratie, maar ook met het correct inrichten van hun financiële processen vanaf dag één.
Of je nu een BV wilt oprichten, internationaal wilt uitbreiden of simpelweg meer grip wilt krijgen op je administratie, wij helpen je graag verder.
Plan een demo en ontdek hoe moderne financiële dienstverlening ondernemers tijd, geld en administratieve fouten bespaart.
Veelgestelde Vragen over het BTW-ID en het OB-Nummer
Wat is het verschil tussen een BTW-ID en een OB-nummer?
Het BTW-ID gebruik je extern richting klanten, leveranciers en buitenlandse instanties. Het OB-nummer gebruik je uitsluitend voor communicatie met de Belastingdienst.
Welk nummer moet op mijn factuur staan?
Altijd het BTW-ID.
Waarom zijn er sinds 2020 twee nummers?
Omdat het oude systeem voor eenmanszaken gebaseerd was op het BSN en daardoor privacyrisico's opleverde.
Bevat mijn BTW-ID mijn BSN?
Nee. Sinds 2020 worden voor eenmanszaken willekeurige cijfers gebruikt in plaats van BSN-gerelateerde nummers.
Waar vind ik mijn BTW-ID en OB-nummer?
In de brieven van de Belastingdienst en vaak ook via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Kan ik mijn OB-nummer gebruiken voor VIES?
Nee. Alleen BTW-ID's zijn zichtbaar en controleerbaar in het VIES-systeem.
Krijg ik nieuwe BTW-nummers wanneer ik van eenmanszaak naar BV ga?
Ja. Zowel het BTW-ID als het OB-nummer worden vervangen.
Heb ik een BTW-ID nodig als ik gebruikmaak van de KOR?
Ja. Ook ondernemers die deelnemen aan de Kleineondernemersregeling ontvangen een BTW-ID.
Wat is een BTW-nummer van een fiscale eenheid?
Dat is een speciaal OB-nummer dat wordt gebruikt voor de gezamenlijke BTW-aangifte van meerdere verbonden ondernemingen.
Kan ik een extra BTW-ID aanvragen?
Ja. In bepaalde situaties kan de Belastingdienst aanvullende BTW-ID's verstrekken voor afzonderlijke activiteiten of administraties.
Written by
Nick Knuppe
CEO en oprichter
