Boekhouding
Boekhouding
Finance
Factuur, kwitantie of vereenvoudigde factuur? Wat elke ondernemer in Nederland moet weten
Factuur, kassabon of kwitantie? Bekijk welke Nederlandse documenten in aanmerking komen voor btw-aftrek, de €100-regel en een echt uitgewerkt voorbeeld.
•
15 min.
Intro
Een schoenendoos met kassabonnen die pas aan het einde van het jaar bij de boekhouder belandt, is een klassiek recept voor BTW-problemen. Het verschil tussen een factuur, kassabon en kwitantie is niet alleen de vorm. Het bepaalt of je de voorbelasting kunt onderbouwen en of een document standhoudt bij een boekenonderzoek.
Veel ondernemers ontdekken dat pas wanneer hun boekhouder een aankoop afkeurt. De betaling staat op de bankrekening en de kosten waren zakelijk, maar het bewijsstuk voldoet niet aan de factuureisen.
In dit artikel lees je welke functie ieder document heeft, wanneer de €100-grens inclusief BTW geldt en welke gegevens op een volledige of vereenvoudigde factuur moeten staan. Ook bespreken we brandstof, openbaar vervoer, contante betalingen en wat je kunt doen als een leverancier geen goede factuur heeft verstrekt.
Welke functie hebben een factuur, kassabon en kwitantie?
Deze documenten lijken soms op elkaar, maar vervullen verschillende functies. De titel bovenaan is daarbij niet altijd doorslaggevend. De inhoud en de omstandigheden bepalen of een document voor de BTW als factuur kan gelden.
Ook de gedachte dat een factuur op zichzelf altijd de betalingsverplichting creëert, is te stellig. De verplichting om te betalen ontstaat doorgaans uit de overeenkomst. De factuur legt het verschuldigde bedrag vast en verzoekt om betaling.
Document | Nederlandse term | Functie | Betaling al gedaan? | Mogelijk voldoende voor BTW-aftrek? | Juridische basis |
|---|---|---|---|---|---|
Volledige factuur | Factuur | Legt de levering en het te betalen bedrag vast | Niet noodzakelijk | Ja, als aan de factuureisen en overige aftrekvoorwaarden is voldaan | Wet OB 1968, art. 35a |
Kassabon of vereenvoudigde factuur | Kassabon / vereenvoudigde factuur | Bewijst een verkoop bij het afrekenen | Meestal wel | Ja, bij maximaal €100 inclusief BTW en de vereiste gegevens | Wet OB 1968, art. 35a en 35b |
Ontvangstbewijs | Kwitantie | Bevestigt dat een betaling is ontvangen | Ja | Alleen als de inhoud óók aan de toepasselijke factuureisen voldoet | Civiel bewijsstuk; BTW-status volgt uit de inhoud |
Vervoersbewijs | Ticket / OV-overzicht | Bewijst het gebruik van personenvervoer | Meestal wel | Kan als bijzonder bewijsstuk dienen als de reis zakelijk en de BTW aftrekbaar is | Aangepaste factureringsregels |
Belangrijkste conclusie: Een kassabon en kwitantie zijn niet hetzelfde. Een kassabon wordt bij de verkoop verstrekt. Een kwitantie bevestigt de ontvangst van geld. Een kwitantie is niet automatisch waardeloos voor de BTW, maar moet dan wel alle gegevens bevatten die in die situatie van een factuur worden verlangd.
Het bewijsstuk is slechts één voorwaarde voor BTW-aftrek. De aankoop moet ook zijn gebruikt voor belaste ondernemingsactiviteiten en de BTW mag niet onder een aftrekbeperking vallen. Bij het verwerken van deze documenten is het belangrijk te weten wanneer je BTW-aangifte moet doen.
Hoe werkt de €100-regel voor kassabonnen?
Een vereenvoudigde factuur mag worden gebruikt als het factuurbedrag maximaal €100 inclusief BTW is. Een normale kassabon kan dus voldoende zijn, maar alleen als de vereiste gegevens erop staan.
Boven die grens is voor een gewone binnenlandse aankoop in beginsel een volledige factuur nodig. De grens gaat over het totale factuurbedrag inclusief BTW, niet over het bedrag exclusief BTW of alleen het BTW-bedrag.
Een vereenvoudigde factuur bevat minimaal:
de datum waarop de factuur is uitgereikt
de naam en het adres van de leverancier
een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
het BTW-bedrag of de gegevens waarmee de BTW kan worden berekend
Een vereenvoudigde factuur mag niet in iedere internationale situatie worden gebruikt. Bij onder meer intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en bepaalde grensoverschrijdende prestaties met verlegging gelden andere regels.
Let op: Ontvang je bij een aankoop boven €100 alleen een kassabon, vraag dan om een volledige factuur op bedrijfsnaam. Anders dan de bron stelde, hoeft dat probleem niet per definitie onherstelbaar te zijn. De leverancier kan later een correcte factuur of correctiedocument uitreiken. Laat deze de werkelijke uitgiftedatum dragen en boek de BTW pas in een tijdvak waarin je over het juiste bewijsstuk beschikt.
Voorbeeld: een laptop van €800
Stel dat de oprichter van een Nederlandse bv een laptop koopt voor €800 inclusief 21% BTW. De kassabon vermeldt de winkel, het product, het BTW-tarief en het BTW-bedrag, maar niet de naam en het adres van de bv.
Het BTW-deel bedraagt:
€800 × 21/121 = €138,84 BTW
Omdat het totaal boven €100 inclusief BTW ligt, is de gewone kassabon niet voldoende als vereenvoudigde factuur. De ondernemer moet de winkel vragen om een volledige factuur met de gegevens van de bv. Wordt die alsnog verstrekt, dan is de €138,84 niet automatisch verloren. Zonder een compliant bewijsstuk is aftrek bij controle wel moeilijk te verdedigen.
De praktische les is eenvoudig: vraag bij een zakelijke aankoop boven €100 meteen om een factuur op bedrijfsnaam. Veel elektronicawinkels, bouwmarkten en kantoorleveranciers kunnen die bij de kassa, klantenservice of via een online account aanmaken.
Wat moet op een volledige factuur staan?
Een volledige Nederlandse BTW-factuur moet verschillende gegevens bevatten. Ontbreekt er iets, dan betekent dit niet in iedere situatie automatisch dat aftrek definitief verloren is. Kleine gebreken kunnen soms worden hersteld of door aanvullende stukken worden ondersteund, zolang leverancier, afnemer, prestatie en BTW betrouwbaar zijn vast te stellen.
Voorkomen blijft beter dan herstellen. Controleer daarom nieuwe leveranciers en grote aankopen voordat de BTW-aangifte wordt ingediend.
Een volledige factuur bevat in beginsel:
de volledige naam en het volledige adres van de leverancier
het BTW-identificatienummer van de leverancier
de volledige naam en het volledige adres van de afnemer
een uniek, opeenvolgend factuurnummer
de factuurdatum
de datum van levering of dienst, of van een vooruitbetaling, als die afwijkt
de hoeveelheid en aard van de goederen of de omvang en aard van de diensten
de prijs per eenheid exclusief BTW en niet daarin opgenomen kortingen
de vergoeding per BTW-tarief of vrijstelling
het toegepaste BTW-tarief
het BTW-bedrag in euro's
de vereiste vermelding bij verlegging, vrijstelling of een bijzondere regeling
De bron noemde het BTW-nummer van de klant als algemene eis voor iedere B2B-factuur. Dat klopt niet. Het BTW-identificatienummer van de afnemer is vooral verplicht in specifieke situaties, zoals intracommunautaire leveringen en prestaties waarbij de BTW naar de afnemer wordt verlegd.
Ook hoeft het BTW-bedrag niet per afzonderlijke factuurregel te worden vermeld zolang de factuur de maatstaf en BTW per tarief correct weergeeft. Bij meerdere tarieven moet duidelijk zijn welk deel onder welk tarief valt.
Wat zet je op een vereenvoudigde factuur?
Bij maximaal €100 inclusief BTW is de lijst korter. De naam, het adres en het BTW-nummer van de koper zijn niet vereist. Ook een regulier factuurnummer is niet noodzakelijk.
Gegeven | Volledige factuur | Vereenvoudigde factuur tot €100 |
|---|---|---|
Factuurdatum | Verplicht | Verplicht |
Naam en adres leverancier | Verplicht | Verplicht |
BTW-id leverancier | Verplicht | Niet afzonderlijk genoemd als minimumeis |
Naam en adres afnemer | Verplicht | Niet verplicht |
BTW-id afnemer | Alleen in specifieke situaties | Niet verplicht |
Omschrijving prestatie | Verplicht | Verplicht |
BTW-bedrag of berekeningsgegevens | Verplicht volgens volledige eisen | Eén van beide is voldoende |
Uniek factuurnummer | Verplicht | Niet verplicht |
Belangrijkste conclusie: De vereenvoudigde factuur laat de gegevens van de koper weg. Dat maakt een snelle kassabon mogelijk, maar alleen voor kleine bedragen en niet voor de uitgesloten internationale situaties.
Wil je uitgaande facturen automatisch correct opmaken, lees dan hoe e-facturatie in Nederland zich ontwikkelt.
Welke uitzonderingen gelden voor brandstof, openbaar vervoer en contant geld?
Sommige transacties passen niet goed in het standaardmodel van een volledige factuur. Daarom bestaan aangepaste facturerings- of bewijsregels.
De uitzondering verandert alleen de documentvereisten. Je moet nog steeds aantonen dat de kosten voor belaste bedrijfsactiviteiten zijn gemaakt en rekening houden met privégebruik of andere aftrekbeperkingen.
Brandstofbonnen
Bij brandstof voor landvoertuigen mogen de naam en het adres van de afnemer op de bon ontbreken. Voor BTW-aftrek moet de afnemer wel via de betaalwijze te achterhalen zijn.
Betaal daarom met een zakelijke bankpas, creditcard of tankpas en bewaar zowel de brandstofbon als het betaalbewijs. Een contante bon zonder herleidbare koper voldoet niet aan deze bijzondere voorwaarde.
Dit is geen onbeperkte uitzondering op alle factuureisen. De bon moet de aankoop en BTW nog steeds voldoende onderbouwen. Voor andere aankopen bij een tankstation, zoals eten of accessoires, geldt de brandstofregel niet automatisch.
Let op: Wordt een auto van de zaak ook privé gebruikt, dan kan aan het einde van het jaar een BTW-correctie voor privégebruik nodig zijn. Woon-werkverkeer geldt bij deze autocorrectie voor de BTW als privégebruik. Dit betekent niet dat iedere brandstofbon gedurende het jaar direct naar rato moet worden afgewezen.
Openbaar vervoer en taxi
Voor openbaar vervoer en taxi hoeft niet altijd een gewone factuur te worden uitgereikt. Bewaar het ticket, de factuur of het transactieoverzicht waaruit vervoerder, reis en betaling blijken.
Binnenlands personenvervoer valt doorgaans onder 9% BTW. Als de rit volledig zakelijk is en aan de overige aftrekvoorwaarden is voldaan, bedraagt het BTW-deel bij een prijs inclusief BTW 9/109 van het bedrag.
De bron sloot al het woon-werkverkeer per openbaar vervoer categorisch uit van BTW-aftrek. Dat is te algemeen. De behandeling hangt onder meer af van wie reist, wie de kosten draagt en of sprake is van privégebruik, personeelsvervoer of rechtstreeks ondernemingsgebruik. Pas de specifieke autocorrectieregel voor woon-werkverkeer niet automatisch toe op ieder OV-bewijs. Laat structurele werknemersregelingen door je adviseur beoordelen.
Contante betalingen en kwitanties
Een kwitantie vermeldt wie welk bedrag heeft ontvangen, van wie, op welke datum en waarvoor. Voeg namen, handtekeningen en een verwijzing naar de onderliggende factuur toe als dat praktisch is.
Voor BTW-aftrek is het opschrift ‘kwitantie’ niet beslissend. Voldoet het document niet aan de toepasselijke factuureisen, dan heb je daarnaast een factuur nodig. Een bankafschrift of kwitantie bewijst betaling, maar niet automatisch de aftrekbare BTW.
Sinds jan 1, 2026 geldt in Nederland voor handelaren in goederen een verbod op contante betalingen van €3.000 of meer. Het gaat om aan- en verkoop van goederen door of tussen handelaren. De regel geldt niet op dezelfde manier voor diensten. Transacties opsplitsen om onder de grens te blijven is geen veilige oplossing.
De oude formulering dat boven €3.000 slechts extra identificatie op grond van de WWFT nodig zou zijn, is dus achterhaald. Voor veel goederenhandelaren is de betaling vanaf die grens simpelweg verboden.
Bij twijfel over uitzonderingen of de inrichting van bewijsstukken helpt de uitleg over het verschil tussen een accountant en boekhouder.
Hoe beoordeel je een document in vijf stappen?
Wanneer een document in de administratie belandt, kun je het meestal met vijf vragen beoordelen. Begin altijd met de aard van de aankoop: zonder zakelijk gebruik voor belaste prestaties bestaat er geen recht op vooraftrek, hoe mooi de factuur ook is.
Gebruik daarna deze beslisroute.
Is er een volledige factuur op naam? Controleer leverancier, afnemer, nummer, datums, prestatie, bedragen en BTW. Zo ja, verwerk de factuur als ook aan de overige aftrekvoorwaarden is voldaan.
Is het totaal maximaal €100 inclusief BTW? Controleer of datum, leverancier, prestatie en BTW of berekeningsgegevens aanwezig zijn. Zo ja, dan kan het document een vereenvoudigde factuur zijn.
Gaat het om brandstof voor een landvoertuig? Controleer of de betaling via een bankpas, creditcard of tankpas tot de ondernemer is te herleiden en bewaar bon en betaalbewijs samen.
Gaat het om openbaar vervoer of taxi? Bewaar het vervoersbewijs of overzicht en beoordeel of de reis rechtstreeks voor belaste bedrijfsactiviteiten is gemaakt.
Is het alleen een kwitantie of betaalbewijs? Controleer of het bewijsstuk zelf aan de factuureisen voldoet. Zo niet, vraag dan om een afzonderlijke of gecorrigeerde factuur.
Let op: Een leverancier die bij een aankoop boven €100 geen volledige factuur verstrekt, maakt BTW-aftrek onnodig onzeker. Vraag schriftelijk om correctie en bewaar die correspondentie. De aftrek is niet automatisch definitief verloren, maar wacht met claimen totdat je dossier voldoende is.
Zodra je eigen verkoopfactuur correct is verstuurd, begint een ander proces: bewaken of de klant op tijd betaalt. Dat hoort bij een goed ingericht debiteurenbeheer, niet bij de beoordeling van het factuurdocument zelf.
Laat facturen en betaalbewijzen samenwerken
Het verschil tussen een factuur, kassabon en kwitantie lijkt klein totdat een aankoop van €800 ineens €138,84 aan niet-onderbouwde BTW bevat. De €100-regel, brandstofregeling en uitzonderingen voor personenvervoer zijn praktisch, maar werken alleen wanneer je het juiste bewijs bewaart.
De beste werkwijze is om documenten direct bij ontvangst te controleren. Vraag grote aankopen meteen op bedrijfsnaam, koppel bonnen aan de zakelijke betaling en wacht niet tot het einde van het kwartaal om ontbrekende gegevens te herstellen.
Wil je dat ontbrekende factuurgegevens worden gesignaleerd voordat ze een BTW-probleem worden? Boek een demo met Neno en we lopen samen door je huidige factuur- en bonnenproces.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een factuur en een kassabon?
Een volledige factuur bevat uitgebreide gegevens over leverancier, afnemer, prestatie en BTW. Een kassabon kan als vereenvoudigde factuur dienen als het totaal maximaal €100 inclusief BTW is en de minimumeisen zijn ingevuld.
Kan ik met een kassabon BTW aftrekken?
Ja, als de kassabon een geldige vereenvoudigde factuur is of onder een specifieke uitzondering valt. Bij een gewone aankoop boven €100 heb je in beginsel een volledige factuur nodig.
Wat houdt de €100-regel in?
Bij een factuurbedrag van maximaal €100 inclusief BTW mag de leverancier een vereenvoudigde factuur uitreiken. Daarop hoeven de gegevens van de koper en een uniek factuurnummer niet te staan.
Wat is een vereenvoudigde factuur?
Dat is een wettelijk erkende factuur met minder verplichte gegevens. Zij bevat minimaal de uitgiftedatum, naam en adres van de leverancier, een omschrijving en de BTW of gegevens waarmee de BTW kan worden berekend.
Kan ik een brandstofbon boven €100 gebruiken voor BTW-aftrek?
Ja, de naam en het adres van de afnemer mogen ontbreken als via de betaalwijze is vast te stellen wie de afnemer is. Betaal daarom met een zakelijke bankpas, creditcard of tankpas en bewaar het betaalbewijs.
Wat is een kwitantie en wanneer gebruik ik die?
Een kwitantie bevestigt dat een betaling is ontvangen, vaak bij contante betaling. Voor BTW-aftrek moet het document zelf aan de toepasselijke factuureisen voldoen, anders is daarnaast een correcte factuur nodig.
Kan ik BTW op openbaar vervoer aftrekken?
Bij zakelijk gebruikt personenvervoer kan dat, mits de kosten rechtstreeks samenhangen met belaste ondernemingsactiviteiten en je een bruikbaar vervoers- en betaalbewijs bewaart. Binnenlands personenvervoer valt doorgaans onder 9% BTW.
Wat moet ik doen als ik een factuur kwijt ben?
Vraag de leverancier om een duplicaat. Bewaar intussen de bestelling, betaling en correspondentie, maar beschouw die stukken niet automatisch als volledige vervanging van een factuur. De leverancier moet zijn administratie doorgaans 7 jaar bewaren.
Hoe lang moet ik facturen en kassabonnen bewaren?
De fiscale bewaartermijn voor de basisadministratie is in beginsel 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt doorgaans 10 jaar. Digitale stukken moeten gedurende de termijn leesbaar en beschikbaar blijven.
Wat doe ik als een leverancier geen factuur op naam verstrekt?
Vraag schriftelijk om een volledige of gecorrigeerde factuur en geef je bedrijfsnaam en adres door. Je BTW-id is alleen nodig als de betreffende factuurregel dat verlangt. Claim de BTW pas wanneer je dossier de aftrek voldoende onderbouwt.
Written by
Nick Knuppe
CEO en oprichter
